Vytvorenie protokolu

Táto príručka vás prevedie procesom vytvorenia nového servisného protokolu. Pre prácu bez internetového pripojenia pozrite Offline mode. Informácie o správe klientov nájdete v Client database.

Formulár nového protokoluDesktop

Prístup k formuláru

Formulár pre nový protokol otvoríte:

• 🖥️ Desktop: V ľavom paneli kliknite na Nový protokol
• 📱 Mobile: V spodnej lište ťuknite na ikonu +

Ďalšie možnosti:

• Z Dashboardu kliknutím na kartu Nový protokol
• Z detailu klienta tlačidlom Nový protokol
• Zo sekcie Najbližší klienti na dashboarde

Štruktúra formulára

Formulár protokolu je rozdelený do sekcií. Niektoré sekcie môžu byť skryté v závislosti od nastavení vašej organizácie.

1. Údaje klienta

Sekcia výberu klientaDesktop

Výber klienta:

• Vyhľadajte klienta zadaním názvu, IČO alebo adresy
• Kliknite na položku v zozname pre výber
• Po výbere sa zobrazia údaje klienta (názov, IČO, DIČ, IČ DPH) v informačnej karte
• Ak klient neexistuje, kliknite na Nový klient pre vytvorenie priamo z formulára
• Klientov môžete tiež hromadne naplniť cez import z účtovného systému
• Tlačidlo Podľa polohy vyhľadá najbližších klientov podľa vašej GPS polohy

Výber prevádzky:

• Po výbere klienta sa zobrazí jeho predvolená prevádzka
• Ak má klient viacero prevádzok, môžete vybrať inú z rozbaľovacieho zoznamu
• Tlačidlom Pridať prevádzku môžete vytvoriť novú prevádzku priamo z formulára

Kontaktné údaje:

• Kontaktná osoba, email a telefón sa predvyplnia z vybranej prevádzky
• Môžete ich upraviť pre tento konkrétny protokol
• Tlačidlo Uložiť k adrese aktualizuje kontaktné údaje na prevádzke klienta
• Tlačidlo Načítať z adresy načíta pôvodné údaje z prevádzky

2. Detaily práce

Sekcia detailov práceDesktop

Dostupné typy práce závisia od nastavení vašej organizácie a môžu zahŕňať:

• Deratizácia
• Dezinsekcia
• Dezinfekcia
• Fumigácia
• Ochranná dezinsekcia
• A ďalšie podľa konfigurácie

3. Technici

Sekcia technikovDesktop

• Hlavný technik — automaticky predvyplnený prihlásený používateľ
• Ďalší technici — môžete pridať spolupracujúcich technikov kliknutím na + Pridať technika

4. Škodcovia

Sekcia škodcovDesktop

Zaznamenajte nájdených škodcov:

1. Kliknite na + Pridať škodcu
2. Vyberte druh škodcu z číselníka (spravujete v Codebooks overview)
3. Voliteľne uveďte bližšiu špecifikáciu
4. Voliteľne zadajte počet/intenzitu

5. Použité materiály

Sekcia materiálovDesktop

Zaznamenajte použité prípravky:

1. Kliknite na + Pridať materiál
2. Vyberte materiál z číselníka (spravujete v Codebooks overview)
3. Zadajte množstvo
4. Voliteľne uveďte koncentráciu

6. Inštalácie

Sekcia inštaláciíDesktop

Zaznamenajte nainštalované zariadenia:

1. Kliknite na + Pridať inštaláciu
2. Vyberte typ zariadenia z číselníka (spravujete v Codebooks overview)
3. Zadajte počet

7. Fotodokumentácia

Sekcia fotodokumentácieDesktop

Pridajte fotografie z miesta výkonu:

1. Kliknite na Odfotiť alebo Z galérie
2. Vyberte fotografiu z galérie alebo ofoťte novú
3. Voliteľne pridajte popis
4. Fotky sa automaticky optimalizujú pre menšiu veľkosť

Tip: Na mobilných zariadeniach môžete robiť fotky priamo z aplikácie pomocou kamery.

8. Nedostatky

Sekcia nedostatkovDesktop

Zaznamenajte zistené nedostatky v kategóriách:

• Organizačné nedostatky — problémy s organizáciou práce
• Stavebné nedostatky — závady na budove
• Hygienické nedostatky — nedostatky v hygiene

Pre každú kategóriu môžete:

• Prepnúť prepínač pre označenie že nedostatok existuje
• Pridať popis
• Priložiť fotografie

Voliteľne môžete označiť, či ide o poistnú udalosť.

9. Doplňujúce informácie

Sekcia doplňujúcich informáciíDesktop

Voliteľne môžete označiť Dočasné systémové skladovanie a Poistnú udalosť.

10. Odporúčania

Sekcia odporúčaníDesktop

Vyberte odporúčania pre klienta z preddefinovaného zoznamu:

1. Kliknite na odporúčanie pre jeho pridanie
2. Text odporúčania môžete upraviť
3. Odporúčania sa zobrazia v PDF protokole

Tip: Odporúčania sa filtrujú podľa zvoleného typu a podtypu práce.

11. Poznámky

Sekcia poznámok

• Poznámky — poznámky zobrazené v protokole pre klienta
• Podporovaný je základný formátovací text (tučné, kurzíva)

12. Podpisy

Sekcia podpisovDesktop

Podpis zákazníka

1. Kliknite na pole podpisu zákazníka
2. Otvorí sa dialóg pre podpis na celú obrazovku
3. Zákazník sa podpíše prstom alebo stylusom
4. Potvrdí tlačidlom Potvrdiť

Podpis technika

1. Kliknite na pole podpisu technika
2. Podpíšte sa podobným spôsobom
3. Meno technika je automaticky predvyplnené

Poznámka: Požiadavky na podpisy (či sú povinné, varovanie alebo nepovinné) závisia od nastavení vašej organizácie. Pri uložení bez podpisov sa môže zobraziť upozornenie.

Odoslanie protokolu

Po vyplnení všetkých potrebných údajov máte v spodnej časti formulára k dispozícii akčné tlačidlá. Ich dostupnosť závisí od nastavení vašej organizácie:

Ak organizácia používa kontrolný proces

Ak organizácia nepoužíva kontrolný proces

Varovania pred odoslaním

Ak protokol obsahuje neúplné údaje, zobrazí sa dialóg s upozorneniami. Závažnosť upozornení závisí od nastavení vašej organizácie:

• Varovanie (žlté) — informuje o chýbajúcom údaji, ale môžete pokračovať tlačidlom Pokračovať napriek tomu
• Povinný údaj (červené) — blokuje odoslanie, kým údaj nedoplníte. Tlačidlo na pokračovanie nie je dostupné

Príklady upozornení:

• Chýbajúci podpis klienta alebo technika
• Prázdna sekcia škodcov alebo materiálov
• Chýbajúca kontaktná osoba
• Chýbajúce fotografie alebo odporúčania

Kliknutím na Vrátiť sa a doplniť sa vrátite do formulára na doplnenie údajov.

Výber príjemcov emailu

Po odoslaní protokolu sa môže zobraziť dialóg na výber príjemcov emailu (podľa nastavení notifikácií):

• Email klienta
• Email prevádzky
• Ďalšie emailové adresy
• Neposielať nikomu

Po úspešnom odoslaní budete presmerovaní na detail protokolu.

Automatické ukladanie (Koncepty)

Formulár automaticky ukladá rozpracovaný protokol ako koncept (draft):

• Automatické ukladanie každých niekoľko sekúnd po zmene
• Stav ukladania vidíte v hornej časti formulára
• Koncepty sú uložené lokálne vo vašom zariadení

Práca s konceptami:

• Na bočnej strane formulára (desktop) alebo v hornej časti (mobil) vidíte zoznam konceptov
• Kliknutím prepnete medzi konceptami
• Koncept môžete vymazať kliknutím na ikonu koša
• Limit konceptov je 5

Offline režim

Protokoly môžete vytvárať aj bez pripojenia na internet. Viac informácií nájdete v dokumentácii offline režimu.

• Formulár funguje rovnako ako online
• Po uložení sa protokol uloží lokálne
• Po obnovení pripojenia sa automaticky synchronizuje na server
• Na dashboarde vidíte počet čakajúcich protokolov
• Synchronizované protokoly nájdete v histórii protokolov

Dôležité: V offline režime pracujete len s už synchronizovanými klientmi a číselníkmi.

GPS poloha

Aplikácia automaticky zaznamenáva GPS polohu:

• Začiatok — pri otvorení formulára
• Koniec — pri uložení protokolu
• Synchronizácia — pri synchronizácii offline protokolu

Polohy sú uložené v protokole pre účely evidencie.

Chybové hlášky

Ak sa vyskytne chyba pri ukladaní:

• Chýbajúce povinné polia sú zvýraznené červeno
• Chybové hlášky sa zobrazia pod príslušným poľom
• Na mobile sa zobrazí toast notifikácia
• Opravte chyby a skúste uložiť znova

Tipy pre efektívnu prácu

Tip: Používajte GPS funkciu na dashboarde pre rýchly výber klienta podľa polohy.

Tip: Pred výjazdom skontrolujte, či máte synchronizované aktuálne údaje klientov.

Tip: Fotky robte priamo z aplikácie — automaticky sa optimalizujú a priradia k protokolu.

Tip: Ak často používate rovnaké materiály alebo odporúčania, požiadajte administrátora o ich pridanie do číselníkov.