Správa dokumentov
Centrálny prehľad všetkých dokumentov. Spravujte KBÚ k materiálom, certifikáty technikov, zmluvy s klientmi a mapy prevádzok.
Prístup
- 🖥️ Desktop: V ľavom paneli kliknite na Dokumenty
- 📱 Mobile: V spodnej lište ťuknite na Viac → Dokumenty
Kam dokument patrí (entita)
Každý dokument je priradený k jednej entite:
| Entita | Príklady dokumentov |
|---|---|
| Materiál | KBÚ, certifikáty výrobkov |
| Klient | Zmluvy, mapy prevádzok |
| Používateľ | Osvedčenia technikov, licencie |
| Protokol | Prílohy k protokolu |
Typy dokumentov
| Typ | Použitie |
|---|---|
| KBÚ | Karty bezpečnostných údajov k materiálom |
| Certifikát | Certifikáty firmy alebo technikov |
| Osvedčenie | Osvedčenie o odbornej spôsobilosti |
| Licencia | Oprávnenia na činnosť |
| Zmluva | Zmluvy s klientmi |
| Poistenie | Poistné zmluvy |
| Mapa | Situačné mapy prevádzok |
| Príloha | Všeobecné prílohy |
| Ostatné | Iné dokumenty |
Kto dokument vidí
Každý dokument má dve nezávislé nastavenia viditeľnosti.
Interná viditeľnosť
Kto z vašich kolegov môže dokument vidieť:
| Nastavenie | Vidí ho |
|---|---|
| Všetci | Všetci prihlásení používatelia |
| Manažment | Len manažéri a administrátori |
| Roly | Len vybrané roly (napr. len technici) |
| Súkromné | Len kto nahral + administrátori |
Portálová viditeľnosť
Nezávislé od internej - určuje či dokument uvidí klient v portáli.
| Prepnúť na | Efekt |
|---|---|
| Zapnuté | Klient vidí dokument vo svojom portáli |
| Vypnuté | Dokument zostáva len interný |
Čo má zmysel sprístupniť klientom:
- ✅ KBÚ k materiálom
- ✅ Mapy prevádzok
- ✅ Vaše certifikáty
- ❌ Cenové ponuky a zmluvy
- ❌ Interné poznámky
Priradenie k prevádzkam
Len pre dokumenty priradené ku Klientovi. Určíte, či dokument platí pre celú firmu alebo konkrétne prevádzky.
| Rozsah | Kedy použiť |
|---|---|
| Bez priradenia | Zmluva platná pre celú firmu |
| Vybrané prevádzky | Mapa konkrétnej prevádzky |
| Všetky prevádzky | BOZP pokyny platné všade |
Kde sa potom zobrazí
| Rozsah | Detail klienta | Detail prevádzky |
|---|---|---|
| Bez priradenia | ✅ | ❌ |
| Vybrané prevádzky | podľa nastavenia | ✅ ak je priradená |
| Všetky prevádzky | podľa nastavenia | ✅ |
Pri vybratých/všetkých prevádzkach môžete zapnúť Zobrazovať na karte klienta - dokument sa zobrazí aj v detaile klienta.
Filtrovanie a vyhľadávanie
Dokumenty môžete filtrovať podľa:
- Názov - textové vyhľadávanie
- Typ entity - materiál, klient, používateľ, protokol
- Typ dokumentu - KBÚ, certifikát, zmluva…
- Viditeľnosť - všetci, manažment, roly, súkromné
- Platnosť - expirované, čoskoro expirujúce, platné
Tip: Kliknutím na záhlavie stĺpca zmeníte triedenie.
Nahrávanie dokumentov
Priamo zo stránky Dokumenty
- Kliknite na Nahrať dokument
- Vyberte typ entity a konkrétnu entitu
- Nahrajte súbor
- Vyplňte názov a typ dokumentu
- Nastavte viditeľnosť
- Kliknite Nahrať
Pri editácii entity
V dialógoch editácie materiálov, klientov alebo používateľov nájdete záložku Dokumenty kde môžete nahrať súbory priamo.
Editácia dokumentu
Upraviť môžete:
| Pole | Popis |
|---|---|
| Názov | Zobrazovaný názov |
| Typ dokumentu | Kategória (KBÚ, certifikát…) |
| Entita | Kam dokument patrí |
| Viditeľnosť | Kto ho môže vidieť |
| Portálová viditeľnosť | Či ho vidí klient |
| Platnosť od/do | Dátumy platnosti |
| Poznámky | Interné poznámky |
| Súbor | Možnosť nahradiť súbor |
Upozornenia na expiráciu
Systém sleduje platnosť dokumentov:
| Stav | Označenie |
|---|---|
| Expirované | 🔴 Červený štítok |
| Expiruje do 30 dní | 🟠 Oranžový štítok |
| Platné | Bez označenia |
Tip: Filter Platnosť → Expirujú čoskoro zobrazí dokumenty na obnovenie.
Náhľad a sťahovanie
- PDF - náhľad priamo v aplikácii
- Obrázky - lightbox zobrazenie
- Ostatné - stiahnutie súboru
Podporované formáty
PDF, PNG, JPG, JPEG, WebP, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT, ODS
Súvisiace stránky
- Materiály - KBÚ k materiálom
- Detail klienta - Klientské dokumenty
- Dokumenty v portáli - Čo vidí klient