Vytvorenie protokolu

Táto príručka vás prevedie procesom vytvorenia nového servisného protokolu. Pre prácu bez internetového pripojenia pozrite Offline mode. Informácie o správe klientov nájdete v Client database.

Formulár nového protokoluDesktop

Formulár nového protokoluMobile

Prístup k formuláru

Formulár pre nový protokol otvoríte:

• 🖥️ Desktop: V ľavom paneli kliknite na Nový protokol
• 📱 Mobile: V spodnej lište ťuknite na ikonu +

Ďalšie možnosti:

• Z Dashboardu kliknutím na kartu Nový protokol
• Z detailu klienta tlačidlom Nový protokol
• Zo sekcie Najbližší klienti na dashboarde

Štruktúra formulára

Formulár protokolu je rozdelený do niekoľkých sekcií. Niektoré sekcie môžu byť skryté v závislosti od nastavení vašej organizácie.

1. Údaje klienta

Sekcia výberu klientaDesktop

Sekcia výberu klientaMobile

Výber klienta:

• Vyhľadajte klienta zadaním názvu, IČO alebo adresy
• Kliknite na položku v zozname pre výber
• Ak klient neexistuje, kliknite na Nový klient pre vytvorenie priamo z formulára
• Klientov môžete tiež hromadne naplniť cez import z účtovného systému
• Môžete použiť GPS polohu pre vyhľadanie najbližších klientov

Výber adresy:

• Po výbere klienta sa zobrazia jeho adresy
• Vyberte adresu, kde sa práca vykonáva
• Predvolená je fakturačná/sídlo adresa

Kontaktné údaje:

• Kontaktná osoba, email a telefón sa predvyplnia z adresy
• Môžete ich upraviť pre tento konkrétny protokol
• Tlačidlo Uložiť aktualizuje kontaktné údaje na adrese klienta
• Tlačidlo Obnoviť načíta pôvodné údaje z adresy

2. Detaily práce

Sekcia detailov práceDesktop

Sekcia detailov práceMobile

Dostupné typy práce závisia od nastavení vašej organizácie a môžu zahŕňať:

• Deratizácia
• Dezinsekcia
• Dezinfekcia
• Fumigácia
• Ochranná dezinsekcia
• A ďalšie podľa konfigurácie

3. Technici

Sekcia technikovDesktop

Sekcia technikovMobile

• Hlavný technik - automaticky predvyplnený prihlásený používateľ
• Ďalší technici - môžete pridať spolupracujúcich technikov kliknutím na + Pridať technika

4. Škodcovia

Sekcia škodcovDesktop

Sekcia škodcovMobile

Zaznamenajte nájdených škodcov:

1. Kliknite na + Pridať škodcu
2. Vyberte druh škodcu z číselníka (spravujete v Codebooks overview)
3. Voliteľne uveďte bližšiu špecifikáciu
4. Voliteľne zadajte počet/intenzitu

5. Použité materiály

Sekcia materiálovDesktop

Sekcia materiálovMobile

Zaznamenajte použité prípravky:

1. Kliknite na + Pridať materiál
2. Vyberte materiál z číselníka (spravujete v Codebooks overview)
3. Zadajte množstvo
4. Voliteľne uveďte koncentráciu

6. Inštalácie

Sekcia inštaláciíDesktop

Sekcia inštaláciíMobile

Zaznamenajte nainštalované zariadenia:

1. Kliknite na + Pridať inštaláciu
2. Vyberte typ zariadenia z číselníka (spravujete v Codebooks overview)
3. Zadajte počet

7. Fotodokumentácia

Sekcia fotodokumentácieDesktop

Sekcia fotodokumentácieMobile

Pridajte fotografie z miesta výkonu:

1. Kliknite na Odfotiť alebo Z galérie
2. Vyberte fotografiu z galérie alebo ofoťte novú
3. Voliteľne pridajte popis
4. Fotky sa automaticky optimalizujú pre menšiu veľkosť

Tip: Na mobilných zariadeniach môžete robiť fotky priamo z aplikácie pomocou kamery.

8. Nedostatky

Sekcia nedostatkovDesktop

Sekcia nedostatkovMobile

Zaznamenajte zistené nedostatky v troch kategóriách:

• Organizačné nedostatky - problémy s organizáciou práce
• Stavebné nedostatky - závady na budove
• Hygienické nedostatky - nedostatky v hygiene

Pre každú kategóriu môžete:

• Prepnúť prepínač pre označenie že nedostatok existuje
• Pridať popis
• Priložiť fotografie

Voliteľne môžete označiť, či ide o poistnú udalosť.

9. Doplňujúce informácie

Sekcia doplňujúcich informáciíDesktop

Sekcia doplňujúcich informáciíMobile

Voliteľne môžete označiť Dočasné systémové skladovanie a Poistnú udalosť.

10. Odporúčania

Sekcia odporúčaníDesktop

Sekcia odporúčaníMobile

Vyberte odporúčania pre klienta z preddefinovaného zoznamu:

1. Kliknite na odporúčanie pre jeho pridanie
2. Text odporúčania môžete upraviť
3. Odporúčania sa zobrazia v PDF protokole

Tip: Odporúčania sa filtrujú podľa zvoleného typu a podtypu práce.

11. Poznámky

Sekcia poznámokDesktop

Sekcia poznámokMobile

• Poznámky - poznámky zobrazené v protokole pre klienta
• Podporovaný je základný formátovací text (tučné, kurzíva)

12. Podpisy

Sekcia podpisovDesktop

Sekcia podpisovMobile

Podpis zákazníka

1. Kliknite na pole podpisu zákazníka
2. Otvorí sa dialóg pre podpis na celú obrazovku
3. Zákazník sa podpíše prstom alebo stylusom
4. Potvrdí tlačidlom Potvrdiť

Podpis technika

1. Kliknite na pole podpisu technika
2. Podpíšte sa podobným spôsobom
3. Meno technika je automaticky predvyplnené

Poznámka: Požiadavky na podpisy (či sú povinné) závisia od nastavení vašej organizácie. Pri uložení bez podpisov sa zobrazí upozornenie.

Uloženie protokolu

Panel akcií formuláraDesktop

Panel akcií formuláraMobile

Po vyplnení všetkých potrebných údajov:

1. Skontrolujte zadané informácie
2. Kliknite na tlačidlo Uložiť v spodnej časti formulára
3. Ak sú k dispozícii emailové adresy, môžete vybrať komu sa odošle notifikácia
4. Protokol sa odošle na server a automaticky sa vygeneruje PDF
5. Po úspešnom uložení budete presmerovaní na detail protokolu

Automatické ukladanie (Koncepty)

Formulár automaticky ukladá rozpracovaný protokol ako koncept (draft):

• Automatické ukladanie každých niekoľko sekúnd po zmene
• Stav ukladania vidíte v hornej časti formulára
• Koncepty sú uložené lokálne vo vašom zariadení

Práca s konceptami:

Karusel konceptovDesktop

Karusel konceptovMobile

• Na bočnej strane formulára (desktop) alebo v hornej časti (mobil) vidíte zoznam konceptov
• Kliknutím prepnete medzi konceptami
• Koncept môžete vymazať kliknutím na ikonu koša
• Limit konceptov je 5

Offline režim

Protokoly môžete vytvárať aj bez pripojenia na internet. Viac informácií nájdete v dokumentácii offline režimu.

• Formulár funguje rovnako ako online
• Po uložení sa protokol uloží lokálne
• Po obnovení pripojenia sa automaticky synchronizuje na server
• Na dashboarde vidíte počet čakajúcich protokolov
• Synchronizované protokoly nájdete v histórii protokolov

Dôležité: V offline režime pracujete len s už synchronizovanými klientmi a čísleníkmi.

GPS poloha

Aplikácia automaticky zaznamenáva GPS polohu:

• Začiatok - pri otvorení formulára
• Koniec - pri uložení protokolu
• Synchronizácia - pri synchronizácii offline protokolu

Polohy sú uložené v protokole pre účely evidencie.

Chybové hlášky

Ak sa vyskytne chyba pri ukladaní:

• Chýbajúce povinné polia sú zvýraznené červeno
• Chybové hlášky sa zobrazia pod príslušným poľom
• Na mobile sa zobrazí toast notifikácia
• Opravte chyby a skúste uložiť znova

Varovania pred uložením

Aplikácia vás môže upozorniť na neúplné údaje:

• Chýbajúce podpisy
• Prázdne sekcie (škodcovia, materiály)
• Iné potenciálne problémy

Môžete pokračovať v uložení aj s varovaniami.

Tipy pre efektívnu prácu

Tip 1: Používajte GPS funkciu na dashboarde pre rýchly výber klienta podľa polohy.

Tip 2: Pred výjazdom skontrolujte, či máte synchronizované aktuálne údaje klientov.

Tip 3: Fotky robte priamo z aplikácie - automaticky sa optimalizujú a priradia k protokolu.

Tip 4: Ak často používate rovnaké materiály alebo odporúčania, požiadajte administrátora o ich pridanie do číselníkov.