Detail protokolu

Tu nájdete všetky údaje protokolu — od informácií o klientovi, cez vykonané práce, až po časovú os zmien a možnosť stiahnuť PDF.

Detail protokoluDesktop

Prístup k detailu

Detail protokolu otvoríte:

• Kliknutím na riadok v histórii protokolov
• Kliknutím na číslo protokolu v zozname
• Priamym odkazom (URL obsahuje ID protokolu)

Hlavička

V hornej časti stránky nájdete:

• Číslo protokolu — jedinečný identifikátor protokolu
• Stav protokolu — farebný štítok (viď nižšie)
• Štítok revízie — ak bol protokol znovu otvorený, zobrazí sa Rev. 1, Rev. 2 atď.
• Štítok zámku — ak protokol práve niekto upravuje, uvidíte Upravuje sa (kolega) alebo Editujete vy (vy)
• Názov klienta — pre rýchlu orientáciu
• Odznaky fakturácie — Vyfakturovaný po vystavení faktúry z protokolu a Odoslaný na fakturáciu po jej odoslaní do SuperFaktúry (viď Ako funguje fakturácia)
• Tlačidlo späť — návrat do histórie protokolov

Poznámka k zámkom: Aplikácia zabraňuje, aby viacerí používatelia upravovali rovnaký protokol súčasne. Ak vidíte Upravuje sa, počkajte kým kolega skončí, alebo ho kontaktujte.

Stav protokolu

Každý protokol má stav, ktorý informuje o tom, v akej fáze sa nachádza:

Tip: Stav Vrátený sa zobrazí len ak je protokol rozpracovaný a posledná akcia bola vrátenie z kontroly. Vidíte ho v hlavičke aj v zozname protokolov.

Priebeh životného cyklu

Priebeh závisí od nastavenia procesu protokolu vo vašej organizácii. Správca ho konfiguruje v nastaveniach protokolu.

Bez procesu (priame odoslanie)

Najjednoduchšie nastavenie. Technik vyplní formulár a jedným kliknutím odošle protokol klientovi.

1. Technik vyplní formulár
2. Klikne Odoslať → protokol je Odoslaný (finálny)
3. PDF sa vygeneruje a odošle klientovi emailom

Žiadne medzikroky, žiadna kontrola. Vhodné ak pracujete sami alebo nepotrebujete schvaľovanie.

S voliteľnou kontrolou

Technik môže protokol uložiť, vrátiť sa k nemu neskôr a rozhodnúť sa, či ho odošle priamo alebo nechá skontrolovať.

1. Technik vyplní formulár
2. Klikne Uložiť → protokol je Rozpracovaný
3. Technik sa môže kedykoľvek vrátiť, upraviť a potom:
   • Klikne Odoslať → protokol je Odoslaný (finálny)

Nadriadený vidí rozpracované protokoly a môže ich skontrolovať alebo odoslať.

S povinnou kontrolou

Technik musí každý protokol odovzdať na kontrolu. Odoslať klientovi ho môže len nadriadený.

1. Technik vyplní formulár
2. Klikne Uložiť → protokol je Rozpracovaný
3. Keď je formulár kompletný, klikne Na kontrolu → protokol je Na kontrole
4. Nadriadený skontroluje protokol:
   • Ak je v poriadku → klikne Odoslať → protokol je Odoslaný (finálny)
   • Ak potrebuje opravu → vráti technikovi → protokol je Vrátený
5. Technik opraví a znovu odovzdá Na kontrolu
6. Po schválení nadriadený odošle → Odoslaný

Uzavretie bez e-mailu klientovi

Ak klient protokol nepotrebuje e-mailom, napríklad si ho stiahne v klientskom portáli, v dialógu výberu príjemcov nevyberte žiadnu adresu a kliknite na Uzavrieť bez e-mailu klientovi.

• Protokol bude Odoslaný a vytvorí sa PDF. Klient e-mail nedostane.
• V hlavičke protokolu sa zobrazí označenie Bez e-mailu klientovi, v histórii riadok Uzavretý bez e-mailu klientovi a pri poli Email poznámka E-mail klientovi neodišiel.
• Interná kópia sa pošle podľa nastavenia firmy a uvedie, že klient e-mail nedostal.
• Protokol môžete klientovi poslať neskôr cez Znovu odoslať PDF. Označenie potom zmizne.

Ak sa e-mail klientovi pri odoslaní nepodarilo doručiť, pri poli Email sa zobrazí poznámka Doručenie e-mailu klientovi nie je potvrdené.

Príprava protokolov manažérom

Ak je táto možnosť zapnutá, manažér môže vytvoriť základ protokolu ešte pred zásahom:

1. Manažér vytvorí protokol a vyplní známe údaje (klient, adresa, typ práce)
2. Priradí protokol technikovi
3. Technik doplní v teréne chýbajúce údaje (materiály, fotky, podpisy)
4. Pokračuje podľa nastaveného režimu kontroly (odošle priamo alebo odovzdá na kontrolu)

Znovuotvorenie odoslaného protokolu

Ak je táto možnosť zapnutá, nadriadený môže otvoriť už odoslaný protokol na opravu:

1. Nadriadený otvorí odoslaný protokol
2. Klikne Znovu otvoriť — zobrazí sa potvrdzovací dialóg
3. Voliteľne vyplní pole Dôvod znovuotvorenia (napr. „oprava množstva materiálu”, „doplnenie podpisu”)
4. Potvrdí akciu — protokol sa vráti do stavu Rozpracovaný
5. Po oprave prechádza znova procesom kontroly a odoslania
6. Číslo revízie sa automaticky zvýši — pri ďalšom odoslaní sa zobrazí štítok Rev. 1, Rev. 2 atď.

Poznámka: Klient a prevádzka sa v revízii nedajú zmeniť — revízia opravuje protokol toho istého klienta. Pre iného klienta vytvorte nový protokol.

Tip: Dôvod znovuotvorenia je voliteľný, ale odporúčame ho vyplniť — pomáha kolegom (a vám neskôr) pochopiť, prečo bol protokol upravený.

Každé znovuotvorenie je zaznamenané v časovej osi a pôvodná verzia zostáva v histórii. Pri revíziách sa povinné podpisy menia na varovania — nie sú nutné, aby ste protokol mohli znovu odoslať, ak ste už podpisy mali z prvého odoslania.

Zmena čakajúca v zariadení

Ak ste protokol upravili bez pripojenia, v hornej časti detailu uvidíte pruh so stavom vašej zmeny:

• Zmena čaká na odoslanie — uloží sa sama po pripojení; tlačidlom Otvoriť zmenu ju môžete ešte upraviť
• Zmena sa práve odosiela… — počkajte, kým sa uloží
• Uložené – pripravené na odoslanie — zmena je uložená; protokol odošlete tlačidlom Odoslať (vyberiete e-mailové adresy) alebo ho odovzdáte Na kontrolu; Zavrieť pripomienku skryje
• Protokol sa medzitým zmenil — niekto iný uložil novšiu verziu; Otvoriť moju zmenu ukáže rozdiely a rozhodnete, ktorú verziu ponechať, alebo Zahodiť moju zmenu
• Zmenu nemožno uložiť — napr. protokol bol medzitým odoslaný alebo zrušený; zmenu otvorte alebo zahoďte
• Zmenu sa nepodarilo odoslať — Skúsiť znova

Kým sa zmena neuloží, horné tlačidlá Odoslať a Na kontrolu sú neaktívne — odoslali by protokol bez vašej zmeny.

Viac v návode Offline režim.

Akcie s protokolom

Zobraziť PDF

Kliknutím na tlačidlo Zobraziť PDF otvoríte protokol v prehliadači PDF priamo v aplikácii. Prehliadač podporuje:

• Priblíženie a oddialenie
• Listovanie stránkami
• Stiahnutie do zariadenia

Stiahnuť PDF

Tlačidlo Stiahnuť PDF uloží súbor priamo do vášho zariadenia. Názov súboru zodpovedá číslu protokolu.

Zdieľať

Tlačidlo Zdieľať otvorí systémové zdieľacie menu vášho zariadenia. Môžete zdieľať:

• Cez email
• Cez messenger aplikácie
• Uložením do súborov
• Inou nainštalovanou aplikáciou

Poznámka: Funkcia zdieľania závisí od možností vášho zariadenia a prehliadača.

Znovu odoslať PDF

Ak potrebujete protokol znovu odoslať na email:

1. Kliknite na Znovu odoslať PDF
2. V dialógu vyberte príjemcov:
   • Email z adresy klienta
   • Email klienta (firemný)
   • Email administrátora/manažéra
   • Vlastná emailová adresa
3. Kliknite na Odoslať

Môžete vybrať viacerých príjemcov naraz.

Vymazanie protokolu

Ak máte oprávnenie na mazanie protokolov:

1. Kliknite na Vymazať (ikona koša)
2. Potvrďte akciu v dialógu

Upozornenie: Vymazanie protokolu je nevratná akcia. Vymazaný protokol nie je možné obnoviť.

Časová os

Pod hlavičkou protokolu nájdete časovú os — chronologický prehľad všetkých udalostí a zmien od vytvorenia protokolu.

Časová os protokoluDesktop

Typy udalostí

Čo nájdete v detaile udalosti

Pri každej udalosti vidíte:

• Dátum a čas — kedy sa udalosť stala
• Kto — meno používateľa, ktorý akciu vykonal
• Zmenené sekcie — farebné štítky ukazujúce, v ktorých sekciách nastali zmeny (napr. Materiály, Škodcovia, Fotky)

Kliknutím na Detail zmien rozbalíte podrobný prehľad zmien:

• Pri textových poliach vidíte pôvodnú a novú hodnotu
• Pri zoznamoch (materiály, škodcovia) vidíte pridané, odobraté alebo zmenené položky
• Pri fotografiách vidíte náhľady pridaných alebo odobratých fotiek

Čo vidí klient v portáli

Klient v klientskom portáli vidí skrátenú časovú os:

• vytvorenie, podpisy, odoslanie s číslom revízie, otvorenie na opravu s dôvodom a zrušenie,
• zmeny po prvom podpise alebo odoslaní — iba názvy sekcií, ktoré klient vidí v detaile alebo v PDF, bez pôvodných a nových hodnôt (tie má v dodatku PDF).

Kolo kontroly (odovzdanie na kontrolu, vrátenie na prepracovanie), zmeny priradenia technika, súvisiace protokoly, faktúry, dobropisy, adresy príjemcov ani interné údaje protokolu (plánovacia poznámka, stav fakturácie) klient nevidí. Ktoré sekcie klient dostane, určujú nastavenia sekcií.

Časová os protokolu v klientskom portáliDesktop

Upozornenie na neplatné podpisy

Ak boli po podpísaní protokolu vykonané zmeny v údajoch, aplikácia vás na to upozorní dvomi spôsobmi:

1. Žltý banner v hornej časti detailu

Nad protokolom sa objaví výrazný banner „Podpis už nezodpovedá aktuálnemu stavu protokolu”. Banner ukazuje:

• Ktoré podpisy stratili platnosť — klient, technik alebo oba
• Zmenené sekcie — farebné štítky s názvami polí, kde nastala zmena (napr. Materiály, Škodcovia, Poznámky)
• Tlačidlo „Zobraziť históriu zmien” — odscrollne vás priamo do časovej osi

2. Udalosť v časovej osi

V časovej osi pribudne udalosť Neplatný podpis s detailom, ktoré polia spôsobili znevažnenie podpisu.

Čo s tým? Otvorte protokol na úpravu (ak máte oprávnenie) a podpíšte sa znova — podpisy sa obnovia a banner zmizne. Týmto sa potvrdí, že podpisy zodpovedajú aktuálnym údajom.

Záložka Fakturácia

Pri odoslanom protokole je vedľa záložky Protokol aj záložka Fakturácia. Otvoríte v nej návrh faktúry predvyplnený z protokolu, vystavíte faktúru a odošlete ju do SuperFaktúry. Pri rozpracovanom protokole je záložka neaktívna. Postup je v Prvej faktúre z protokolu; záložku vidia používatelia s oprávnením na fakturáciu.

Sekcie detailu

Detail protokolu je rozdelený do niekoľkých sekcií. Zobrazenie jednotlivých sekcií závisí od nastavení vašej organizácie.

Údaje klienta

• Meno / Názov firmy
• Fakturačná adresa (sídlo)
• Kontaktný email a telefón
• IČO, DIČ, IČ DPH (ak boli vyplnené)

Miesto výkonu

Informácie o prevádzke, kde sa práca vykonala:

• Názov prevádzky (ak je iná ako sídlo)
• Adresa výkonu práce
• Kontaktná osoba na mieste
• Telefón a email na miesto výkonu

Detaily práce

• Dátum a čas začiatku práce
• Dátum a čas konca práce
• Typ práce (napr. deratizácia, dezinsekcia)
• Podtyp práce (napr. preventívna kontrola)
• Dátum vytvorenia protokolu

Tagy

Farebné štítky (tagy) priradené k protokolu. Ak máte oprávnenie:

• Môžete pridávať nové tagy kliknutím na +
• Môžete odstraňovať tagy kliknutím na × pri tagu

Poznámka: Dostupnosť tagov závisí od vašich oprávnení nastavených správcom.

Technici

• Hlavný technik — zodpovedný za vykonanie práce
• Ďalší technici — spolupracujúci technici (ak boli uvedení)

GPS Polohy

Ak protokol obsahuje GPS údaje:

• Začiatok práce — poloha pri otvorení formulára
• Koniec práce — poloha pri uložení protokolu
• Synchronizácia — poloha pri synchronizácii offline protokolu

Polohy zaznamenáva technik, ktorému je protokol priradený, a to iba raz. Úpravy protokolu inými používateľmi (napr. kanceláriou) ich nemenia a formulár im polohu nezisťuje. Protokol pripravený manažérom pre technika nemá polohy, kým ho technik neuloží.

Kliknutím na súradnice otvoríte polohu v Google Maps.

Škodcovia

Zoznam nájdených škodcov s údajmi:

• Druh škodcu
• Bližšia špecifikácia (ak bola uvedená)
• Počet/intenzita

Použité materiály

Zoznam materiálov použitých pri práci:

• Názov materiálu
• Množstvo
• Koncentrácia (ak bola uvedená)

Inštalácie

Zoznam nainštalovaných zariadení:

• Typ zariadenia
• Počet kusov

Fotodokumentácia

Galéria fotografií z miesta výkonu. Kliknutím na fotografiu ju zväčšíte. V zväčšenom zobrazení môžete:

• Prechádzať medzi fotografiami ťahaním
• Priblížiť detaily
• Zatvoriť kliknutím mimo obrázka

Nedostatky

Zobrazuje zistené nedostatky v kategóriách:

• Organizačné nedostatky — problémy s organizáciou práce
• Stavebné nedostatky — závady na budove
• Hygienické nedostatky — nedostatky v hygiene

Pre každú kategóriu sa zobrazuje:

• Stav (áno/nie/bez nedostatkov)
• Popis nedostatku
• Fotografie (ak boli priložené)

Doplňujúce informácie

• Uloženie dočasného systému
• Poistná udalosť
• Počet koncesionárov
• Termín nasledujúceho zásahu
• Termín nasledujúcej kontroly

Odporúčania

Zoznam odporúčaní pre klienta. Každé odporúčanie obsahuje:

• Názov/nadpis
• Text odporúčania
• Ilustračný obrázok (ak bol priradený)

Poznámky

Textové poznámky k protokolu zadané technikom.

Offline režim

V offline režime:

• ✅ Môžete prezerať protokoly, ktoré boli načítané pred odpojením
• ✅ Môžete protokol upraviť — zmena sa uloží po pripojení
• ⚠️ PDF a fotky sú dostupné, iba ak ste ich predtým otvorili s pripojením
• ❌ Zdieľanie a odosielanie emailom nie je možné

Tipy

Tip: Ak potrebujete rýchlo nájsť konkrétny protokol, použite vyhľadávanie podľa čísla protokolu v histórii.

Tip: Pri zdieľaní cez mobil môžete protokol poslať priamo cez WhatsApp alebo inú messenger aplikáciu.

Tip: Tagy vám pomôžu kategorizovať protokoly pre neskoršie filtrovanie — napríklad “urgentné”, “reklamácia” alebo “VIP klient”.

Tip: Časová os vám umožní presne dohľadať, kto a kedy vykonal zmeny v protokole.