Google Calendar
Ak vaša firma používa Google Kalendár na plánovanie práce, Deratix vie zapisovať plánované protokoly aj do Google kalendárov. Kancelária tak ďalej plánuje zásahy v Deratixe, ale termíny sa môžu zobraziť aj vo firemnom kalendári alebo v kalendároch technikov.
Kedy synchronizáciu použiť
Synchronizácia je vhodná najmä vtedy, keď:
- kancelária plánuje výjazdy v kalendári protokolov,
- technici sledujú svoj deň v Google Kalendári,
- firma chce mať spoločný prehľad v jednom firemnom kalendári,
- potrebujete, aby sa plánovaný protokol dostal do pracovného dňa technika bez ručného prepisovania.
Poznámka: Synchronizácia je voliteľná. Ak Google Calendar nepoužívate, plánovanie protokolov v Deratixe funguje aj bez nej.
Pripojenie firemného Google účtu
Správca najprv pripojí Google účet, z ktorého sa budú používať dostupné kalendáre. Po pripojení vyberie cieľový firemný kalendár alebo kalendáre priradené technikom.
Pri odpojení účtu sa môžete rozhodnúť, či udalosti vytvorené Deratixom zostanú v Google kalendári alebo sa majú odstrániť ešte pred odpojením.
Kam sa majú protokoly synchronizovať
V nastavení Kam synchronizovať protokoly vyberiete jeden z režimov:
| Režim | Kedy ho použiť |
|---|---|
| Len firemný kalendár | Firma chce jeden spoločný kalendár pre plán zásahov |
| Len kalendáre technikov | Každý technik má mať svoje pridelené zásahy vo vlastnom kalendári |
| Firemný aj kalendáre technikov | Kancelária potrebuje spoločný prehľad a technici zároveň vlastný denný plán |
Ak vyberiete režim s technickými kalendármi, nastavíte kalendár pre jednotlivých technikov. Pri technikovi vidíte, či je použitý firemný Google účet alebo osobný Google účet technika.
Osobný Google kalendár technika
Ak správca zapne možnosť Technikom povoliť osobný Google kalendár, technik si môže vo svojich nastaveniach pripojiť vlastný Google účet a vybrať kalendár pre svoje pridelené protokoly.
Technik nájde túto možnosť v Moje nastavenia → Integrácie. Ak správca osobné kalendáre nepovolil, technik uvidí vysvetlenie, že osobný Google kalendár nie je dostupný kvôli firemnému nastaveniu.
Toto nastavenie je praktické vtedy, keď technici už bežne používajú vlastný Google Kalendár a nechcete im meniť spôsob, akým sledujú svoj deň.
Ktoré protokoly sa zapisujú
Deratix synchronizuje plánované protokoly podľa pravidiel firmy. Správca môže nastaviť, či sa majú zapisovať aj rozpracované protokoly a protokoly na kontrole.
K dispozícii sú aj pravidlá pre ukončené stavy:
- pri odoslanom protokole môžete udalosť ponechať, označiť ako dokončenú alebo odstrániť,
- pri zrušenom protokole môžete udalosť ponechať, označiť ako zrušenú alebo odstrániť,
- do udalosti možno zahrnúť aj interný pokyn pre technika z plánovania.
Po pripojení účtu môžete doplniť budúce protokoly do kalendára spätne a spustiť kontrolu, či sa udalosti v Google Kalendári medzičasom nezmenili.
Na čo si dať pozor
- Synchronizácia vyžaduje aktívne pripojenie Google účtu a vybraný cieľový kalendár.
- Ak technik nemá nastavený kalendár, správanie závisí od zvoleného režimu a pravidiel firmy.
- Zmeny pravidiel najprv uložte. Až potom spúšťajte ručné doplnenie alebo kontrolu kalendára.
- Prístup k týmto nastaveniam závisí od vašich oprávnení nastavených správcom.
Súvisiace témy
- Kalendár protokolov — plánovanie zásahov v Deratixe
- Následné zásahy a kontroly — vytvorenie nadväzujúceho protokolu po odoslaní
- Prehľad integrácií — ďalšie integrácie v Deratixe