Hromadný import dokumentov (ZIP)

Máte v archíve roky starých KBÚ kariet, zmlúv s klientmi a máp prevádzok? Namiesto nahrávania jeden po druhom zabaľte celý priečinok do ZIP a aplikácia ho spracuje naraz. Rozpozná, ku ktorému klientovi súbor patrí, akého je typu a z ktorého obdobia.

Import dokumentov - úvodná obrazovkaDesktop

Kedy to využijete

• Migrácia z iného systému — máte stovky súborov zoradených v priečinkoch
• Archív KBÚ kariet — všetky karty bezpečnostných údajov k materiálom naraz
• Mesačné reporty od klienta — nahrať jeden ZIP namiesto 30 súborov
• Mapy prevádzok — keď máte zložku s mapami všetkých prevádzok klienta

Tip: Ak máte len pár súborov, je rýchlejšie ich nahrať priamo cez Dokumenty alebo v detaile klienta/materiálu.

Prístup

• 🖥️ Desktop: V ľavom paneli Integrácie → karta ZIP import → Importovať
• 📱 Mobile: V spodnej lište Viac → Integrácie → karta ZIP import → Importovať

Poznámka: Funkcia vyžaduje oprávnenie na správu dokumentov a pripojenie k internetu. Ak ju nevidíte, kontaktujte správcu.

Ako pripraviť ZIP súbor

Aplikácia sa pokúsi rozpoznať dokumenty z názvov priečinkov a súborov. Čím organizovanejšie máte súbory v ZIP, tým menej budete musieť opravovať v mapovaní.

Odporúčaná štruktúra

Podľa klienta a obdobia (najpresnejšie)

moj-archiv.zip
├── ABC s.r.o./
│   ├── 2026-03/
│   │   ├── mesacny-report.pdf
│   │   └── kontrola-pasciek.pdf
│   └── 2026-02/
│       └── mesacny-report.pdf
└── XYZ a.s./
    └── 2026-03/
        └── mesacny-report.pdf

Aplikácia rozpozná:

• Klienta podľa názvu priečinka (porovná s vašou databázou klientov)
• Obdobie vo formáte YYYY-MM (napr. 2026-03)
• Typ dokumentu podľa kľúčových slov v názve

Podľa typu dokumentov

moj-archiv.zip
├── KBÚ/
│   ├── racumin-pasta-kbu.pdf
│   └── ratimor-blocks-kbu.pdf
├── Certifikáty/
│   └── iso-9001-2025.pdf
└── Zmluvy/
    └── abc-sro-zmluva-2025.pdf

Kombinovaná

moj-archiv.zip
└── ABC s.r.o./
    ├── Bratislava/
    │   ├── mapa-prevadzky.pdf
    │   └── 2026-03-report.pdf
    └── Kosice/
        └── mapa-prevadzky.pdf

Aplikácia rozpozná aj prevádzku klienta (ak má klient viac adries).

Čo aplikácia vie automaticky rozpoznať

Typ dokumentu

Podľa kľúčových slov v názve priečinka alebo súboru:

Poznámka: Ak aplikácia nerozpozná typ, použije Ostatné — môžete ho pred importom zmeniť.

Obdobie (mesiac a rok)

Podporované formáty v názve priečinka alebo súboru:

• 2026-03, 2026/03, 2026 03
• 03-2026, 03/2026
• január 2026, marec 2026, máj 2026
• january 2026, march 2026, may 2026

Diakritika nie je povinná — január aj januar fungujú rovnako.

Klient

Aplikácia hľadá zhody s názvami v databáze klientov:

• Presná zhoda — ABC s.r.o. v ZIP nájde ABC s.r.o. v databáze
• Bez diakritiky — Becova nájde Bečová s.r.o.
• Bez právnej formy — ABC nájde ABC s.r.o.
• Tolerancia preklepov — pri zhode aspoň 50 % znakov

Prevádzka

Ak má klient viac prevádzok a názov priečinka sa zhoduje s ulicou alebo mestom prevádzky, aplikácia ju priradí automaticky.

Obmedzenia

Tip: Ak máte príliš veľký archív, rozdeľte ho podľa rokov alebo klientov a nahrajte vo viacerých dávkach.

Čo aplikácia ignoruje

• Skryté súbory (.DS_Store, Thumbs.db, .gitkeep)
• Priečinky __MACOSX, .git, .svn
• Symbolické odkazy
• Súbory s nepodporovaným formátom (napr. .zip v ZIP, .exe, .txt)

Krok 1: Nahranie ZIP súboru

1. Otvorte stránku Integrácie a kliknite na tlačidlo Importovať v karte ZIP import
2. Pretiahnite ZIP súbor do vyznačenej zóny alebo kliknite a vyberte ho
3. Aplikácia overí:
   • Či je súbor platný ZIP archív
   • Či nepresahuje 100 MB
   • Či neobsahuje nebezpečný obsah

Ak validácia prejde, aplikácia začne analýzu.

Krok 2: Analýza štruktúry

Počas analýzy aplikácia:

• Rozbalí ZIP do dočasného priečinka
• Prejde každý súbor a pokúsi sa rozpoznať klienta, typ, obdobie a prevádzku
• Skontroluje, či už existuje rovnomenný dokument u toho istého klienta (duplicita)

Pri stovkách súborov môže analýza trvať desiatky sekúnd. Stránku neopúšťajte.

Krok 3: Mapovanie dokumentov

Po analýze sa zobrazí prehľad zoradený podľa klienta a obdobia.

Stavy súborov

Štítok zobrazuje aj percento istoty rozpoznania.

Hierarchické zobrazenie

Súbory sú zoskupené:

1. Podľa klienta — kliknutím na meno klienta zbalíte/rozbalíte všetky jeho súbory
2. Podľa obdobia v rámci klienta — pre rýchlu orientáciu

Nepriradené súbory nájdete pod hlavičkou Bez klienta.

Editácia jedného dokumentu

Pri každom súbore môžete upraviť:

Cez Pokročilé nastavenia otvoríte:

• Viditeľné na portáli — klient uvidí dokument vo svojom portáli
• Platnosť od / do — pre dokumenty s expiráciou (KBÚ, certifikáty)
• Prístupné pre roly — keď zvolíte viditeľnosť „Roly”
• Poznámky — interný komentár

Tip: Tlačidlo Reset vráti hodnoty, ktoré aplikácia automaticky navrhla.

Drag & Drop — presun medzi klientmi

Súbor môžete potiahnuť za úchyt vľavo (⋮⋮) a presunúť do skupiny iného klienta alebo iného obdobia. Po presune sa pole Klient alebo Obdobie automaticky aktualizuje a aplikácia vás upozorní.

Hromadné akcie

• Hľadanie — filter podľa názvu súboru alebo klienta
• Importovať vybrané / Preskočiť vybrané — rýchla úprava všetkých zaškrtnutých riadkov
• Zaškrtávacie polia — vyberte súbory, na ktoré sa hromadná akcia použije

Riešenie duplicít

Ak má súbor stav Duplicita, máte tri možnosti:

Pozor: Pri Prepísať sa pôvodný súbor stratí (vrátane odkazov v protokoloch). Ak si nie ste istí, použite radšej Importovať a duplicitu vyriešte neskôr v Dokumentoch.

Súbory bez klienta

Ak aplikácia nedokáže priradiť klienta a vy ho nenastavíte ručne, dokument sa uloží pod váš profil. Hodí sa to napríklad pre vaše osobné certifikáty alebo licencie. Pred importom vás aplikácia upozorní zoznamom takýchto súborov a žiada potvrdenie.

Krok 4: Spustenie importu

V dolnej lište vidíte súhrn:

• Vybraných — koľko súborov je zaškrtnutých
• Na import — koľko sa nahrá ako nové
• Na prepis — koľko prepíše existujúce
• Preskočených — koľko sa neimportuje
• Bez klienta — koľko sa uloží pod váš profil

Po kliknutí na Importovať X dokumentov aplikácia:

1. Požiada o potvrdenie
2. Spracováva súbory v dávkach po 10 — vidíte priebeh v percentách aj počty (Nahrané / Prepísané / Preskočené)
3. Po dokončení zobrazí súhrn s prípadnými chybami

Tip: Pri väčších importoch nezatvárajte stránku, kým sa import nedokončí.

Po importe

• Dokumenty nájdete v Dokumentoch a v detaile klienta/materiálu
• Akcia sa zaznamená do auditu (kto, kedy, koľko súborov)
• Ak ste niektoré súbory označili ako Viditeľné na portáli, klient ich okamžite uvidí

Najčastejšie chyby pri importe

Tipy pre úspešný import

Tip 1: Pred prvým veľkým importom skúste 5-10 súborov, aby ste videli, ako aplikácia rozpoznáva štruktúru.

Tip 2: Diakritiku v názvoch priečinkov nemusíte odstraňovať — aplikácia si poradí s Bečová aj Becova.

Tip 3: Ak importujete KBÚ karty, použite priečinok KBÚ ako koreňový — všetky súbory dostanú správny typ.

Tip 4: Pre mesačné reporty pomenujte priečinky vo formáte YYYY-MM (napr. 2026-03) — aplikácia automaticky priradí obdobie.

Tip 5: Pri pochybnostiach použite Reset — vráti automaticky navrhnuté hodnoty.

Súvisiace stránky

• Prehľad integrácií — ďalšie spôsoby importu
• Správa dokumentov — kde sa importované dokumenty uložia
• Databáza klientov — aby aplikácia rozpoznala klienta, musí existovať v databáze