Správa dokumentov
Centrálny prehľad všetkých dokumentov. Spravujte KBÚ k materiálom, certifikáty technikov, zmluvy s klientmi a mapy prevádzok.
Prístup
- 🖥️ Desktop: V ľavom paneli kliknite na Dokumenty
- 📱 Mobile: V spodnej lište ťuknite na Viac → Dokumenty
Zobrazenie dokumentov
V hornej časti stránky môžete prepínať medzi dvoma zobrazeniami:
| Zobrazenie | Kedy ho použiť |
|---|---|
| Tabuľka | Keď potrebujete filtrovať, triediť alebo rýchlo porovnať veľa dokumentov podľa stĺpcov |
| Priečinky | Keď chcete dokumenty prechádzať prirodzene podľa typu, klienta alebo obdobia |
Tabuľkové zobrazenie
Tabuľka je vhodná na správu väčšieho množstva dokumentov. Vidíte v nej názov, typ, priradenie, viditeľnosť, platnosť a dostupné akcie. Podľa potreby môžete upraviť viditeľné stĺpce.
Priečinkové zobrazenie
Priečinky zoskupujú dokumenty do prehľadnej štruktúry:
- Typ dokumentu
- Priradená entita, napríklad klient alebo materiál
- Obdobie, ak ho dokument má
- Súbory
V hornej časti priečinkového zobrazenia sa zobrazuje cesta späť. Kliknutím na jej časť sa vrátite na vyššiu úroveň. Rovnaké filtre ako v tabuľke platia aj pre priečinky.
Kam dokument patrí (entita)
Každý dokument je priradený k jednej entite:
| Entita | Príklady dokumentov |
|---|---|
| Materiál | KBÚ, certifikáty výrobkov |
| Klient | Zmluvy, mapy prevádzok |
| Používateľ | Osvedčenia technikov, licencie |
| Protokol | Prílohy k protokolu |
Typy dokumentov
| Typ | Použitie |
|---|---|
| KBÚ | Karty bezpečnostných údajov k materiálom |
| Certifikát | Certifikáty firmy alebo technikov |
| Osvedčenie | Osvedčenie o odbornej spôsobilosti |
| Licencia | Oprávnenia na činnosť |
| Zmluva | Zmluvy s klientmi |
| Poistenie | Poistné zmluvy |
| Mapa | Situačné mapy prevádzok |
| Príloha | Všeobecné prílohy |
| Ostatné | Iné dokumenty |
Kto dokument vidí
Každý dokument má dve nezávislé nastavenia viditeľnosti.
Interná viditeľnosť
Kto z vašich kolegov môže dokument vidieť:
| Nastavenie | Vidí ho |
|---|---|
| Všetci | Všetci prihlásení používatelia |
| Manažment | Len manažéri a administrátori |
| Roly | Len vybrané roly (napr. len technici) |
| Súkromné | Len kto nahral + administrátori |
Portálová viditeľnosť
Nezávislé od internej - určuje či dokument uvidí klient v portáli.
| Prepnúť na | Efekt |
|---|---|
| Zapnuté | Klient vidí dokument vo svojom portáli |
| Vypnuté | Dokument zostáva len interný |
Čo má zmysel sprístupniť klientom:
- ✅ KBÚ k materiálom
- ✅ Mapy prevádzok
- ✅ Vaše certifikáty
- ❌ Cenové ponuky a zmluvy
- ❌ Interné poznámky
Priradenie k prevádzkam
Len pre dokumenty priradené ku Klientovi. Určíte, či dokument platí pre celú firmu alebo konkrétne prevádzky.
| Rozsah | Kedy použiť |
|---|---|
| Bez priradenia | Zmluva platná pre celú firmu |
| Vybrané prevádzky | Mapa konkrétnej prevádzky |
| Všetky prevádzky | BOZP pokyny platné všade |
Kde sa potom zobrazí
| Rozsah | Detail klienta | Detail prevádzky |
|---|---|---|
| Bez priradenia | ✅ | ❌ |
| Vybrané prevádzky | podľa nastavenia | ✅ ak je priradená |
| Všetky prevádzky | podľa nastavenia | ✅ |
Pri vybratých/všetkých prevádzkach môžete zapnúť Zobrazovať na karte klienta - dokument sa zobrazí aj v detaile klienta.
Filtrovanie a vyhľadávanie
Dokumenty môžete filtrovať podľa:
- Názov - textové vyhľadávanie
- Typ entity - materiál, klient, používateľ, protokol
- Typ dokumentu - KBÚ, certifikát, zmluva…
- Viditeľnosť - všetci, manažment, roly, súkromné
- Platnosť - expirované, čoskoro expirujúce, platné
Tip: Kliknutím na záhlavie stĺpca zmeníte triedenie.
Nahrávanie dokumentov
Priamo zo stránky Dokumenty
- Kliknite na Nahrať dokument
- Vyberte typ entity a konkrétnu entitu
- Nahrajte súbor
- Vyplňte názov a typ dokumentu
- Nastavte viditeľnosť
- Kliknite Nahrať
Pri editácii entity
V dialógoch editácie materiálov, klientov alebo používateľov nájdete záložku Dokumenty kde môžete nahrať súbory priamo.
Hromadný import zo ZIP
Pri migrácii väčšieho archívu (desiatky až stovky súborov) použite hromadný ZIP import. Aplikácia rozpozná klienta, typ dokumentu a obdobie z priečinkovej štruktúry.
Editácia dokumentu
Upraviť môžete:
| Pole | Popis |
|---|---|
| Názov | Zobrazovaný názov |
| Typ dokumentu | Kategória (KBÚ, certifikát…) |
| Entita | Kam dokument patrí |
| Viditeľnosť | Kto ho môže vidieť |
| Portálová viditeľnosť | Či ho vidí klient |
| Platnosť od/do | Dátumy platnosti |
| Poznámky | Interné poznámky |
| Súbor | Možnosť nahradiť súbor |
Upozornenia na expiráciu
Systém sleduje platnosť dokumentov:
| Stav | Označenie |
|---|---|
| Expirované | 🔴 Červený štítok |
| Expiruje do 30 dní | 🟠 Oranžový štítok |
| Platné | Bez označenia |
Tip: Filter Platnosť → Expirujú čoskoro zobrazí dokumenty na obnovenie.
Náhľad a sťahovanie
- PDF - náhľad priamo v aplikácii
- Obrázky - lightbox zobrazenie
- Ostatné - stiahnutie súboru
Podporované formáty
PDF, PNG, JPG, JPEG, WebP, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT, ODS
Súvisiace stránky
- Materiály - KBÚ k materiálom
- Detail klienta - Klientské dokumenty
- Dokumenty v portáli - Čo vidí klient