Prídete ku klientovi a protokol môžete začať vypĺňať okamžite
Technik príde ku klientovi. Otvorí aplikáciu a tá podľa GPS polohy sama ponúkne klienta, u ktorého sa nachádza. Vyberie prevádzku a kontaktné údaje sa vyplnia automaticky — meno kontaktnej osoby, telefón, e-mail. Ak sa niečo zmenilo, údaje opraví priamo vo formulári a jedným kliknutím uloží zmenu aj do karty klienta. Nemusí nič prepisovať z papiera, nič hľadať v zozname. Ak ide o nového klienta, vytvorí ho priamo z formulára — bez prepínania medzi obrazovkami. Celý proces od príchodu po začiatok vypĺňania trvá niekoľko sekúnd.
Formulár sa prispôsobí tomu, čo vaša firma robí
Každá DDD firma pracuje trochu inak. Niekto sa špecializuje na deratizáciu, iný robí najmä dezinsekciu, ďalší kombinuje všetky typy služieb. Preto si typy a podtypy zásahov nastavíte sami — podľa toho, aké služby poskytujete. Formulár sa potom prispôsobí: zobrazí relevantné materiály, škodcov a odporúčania podľa zvoleného typu práce. Aj samotné sekcie formulára si zapnete a vypnete podľa potrieb — ak nesledujete inštalácie, sekciu jednoducho vypnete a technik ju vôbec nevidí. Výsledkom je formulár, ktorý presne zodpovedá vašej práci, bez zbytočných polí.
Presný záznam o tom, čo ste urobili a čo ste našli
Pri každom zásahu zaznamenáte presne čo ste použili a čo ste na mieste našli. Materiály zadáte s množstvom, jednotkou a koncentráciou — informácie dôležité pre fakturáciu aj pre kontrolné orgány. Cieľové škodce evidujete s úrovňou výskytu, čo vám pri ďalšej návšteve ukáže, ako sa situácia vyvíja. Inštalované zariadenia — pasce, monitorovacie stanice, nástrahy — zaznamenáte s typom a počtom. Všetko vyberiete z vopred pripravených číselníkov, ktoré si spravujete sami. Technik neklopká názvy ručne, takže záznamy sú jednotné naprieč celou firmou. A keďže ide o vaše vlastné číselníky, vždy presne zodpovedajú tomu, s čím pracujete.
Odfotíte stav prevádzky a klient presne vidí, čo treba opraviť
Technik pri zásahu zdokumentuje stav prevádzky fotografiami — fotky nastrieľa priamo z aplikácie, pridá popis a zoradí ich ťahaním. Ak na mieste nájde nedostatky, zaradí ich do kategórie — organizačné, stavebné alebo hygienické — a ku každej pridá popis aj fotografiu ako dôkaz. Klient potom v PDF protokole presne vidí, čo bolo zistené a čo potrebuje opraviť. K tomu pridáte odporúčania z pripravenej knižnice — s ilustračnými obrázkami a textom, ktorý si pre konkrétnu situáciu upravíte. Odporúčania sa automaticky filtrujú podľa typu zásahu a škodcu, takže technik vidí len tie relevantné. Výsledkom je protokol, ktorý nie je len záznamom o zásahu, ale aj profesionálnym podkladom pre klienta.
Klient podpíše priamo na obrazovke a protokol je kompletný
Po dokončení zásahu podpíšete protokol priamo na mieste. Klient aj technik podpíšu prstom na obrazovke telefónu alebo tabletu — žiadne papiere, žiadne skenovanie, žiadne dodatočné posielanie. Podpisy sa automaticky vložia do PDF protokolu, ktorý sa vygeneruje vo vašom firemnom dizajne — s logom, farbami a pečiatkou. Protokol potom odošlete klientovi e-mailom priamo z aplikácie, alebo si ho klient nájde sám v klientskom portáli. Ak nechcete odosielať hneď, protokol sa uloží a odoslať ho môžete kedykoľvek neskôr. Celý proces od posledného podpisu po doručenie klientovi zaberie niekoľko kliknutí.
Aj v pivnici bez signálu vyplníte protokol ako keby ste boli online
Pivnice, sklady, výrobné haly, vidiecke prevádzky — signál tam často nie je alebo je slabý. Ale to vás neobmedzuje. Formulár funguje úplne rovnako aj bez internetu — vyplníte všetky údaje, odfotíte prevádzku, zoberiete podpisy. Celý protokol sa uloží priamo v zariadení a automaticky sa odošle na server, keď sa pripojíte k internetu. Nemusíte nič kontrolovať, nič klikať — synchronizácia prebehne sama. A keby ste počas práce omylom zavreli aplikáciu alebo vám vypadla batéria, rozpracovaný protokol nájdete presne tam, kde ste skončili. Priebežné automatické ukladanie beží nepretržite, takže nikdy nestratíte rozpracovanú prácu.
Manažér pripraví, technik doplní výsledky
Ráno pred výjazdom otvorí manažér aplikáciu a pripraví protokoly na celý deň. Ku každému vyplní klienta, adresu, typ práce a prípadné poznámky. Technik potom príde ku klientovi, otvorí pripravený protokol a doplní len to, čo zistil na mieste — použité materiály, fotky, stav zariadení. Nemusí riešiť administratívu, nemusí hľadať kontakty, nemusí vyberať typ zásahu. Všetko je pripravené. Po dokončení odošle protokol na kontrolu alebo priamo klientovi. Pri väčších firmách s desiatkami výjazdov denne to znamená, že technik strávi viac času prácou v teréne a menej vypĺňaním formulárov.
Systém vás upozorní na chýbajúce údaje skôr, než protokol odošlete
Technik vyplní protokol, klikne odoslať — a systém mu ukáže, čo ešte chýba. Podpis klienta, fotodokumentácia, materiály, kontaktná osoba. Pri každom type údaju si nastavíte, či má byť kontrola vypnutá, zobrazená ako upozornenie alebo ako povinná podmienka odoslania. Upozornenia sú žlté — technik ich vidí, ale môže pokračovať. Povinné položky sú červené — bez ich splnenia sa protokol neodošle. A pretože manažér a technik majú rôzne zodpovednosti, nastavenia sú pre každú rolu samostatné. Manažér môže vyžadovať fotodokumentáciu u technikov, ale sám pri schvaľovaní túto kontrolu nepotrebuje.
Aj odoslaný protokol sa dá opraviť — a nič sa nestratí
Stáva sa, že po odoslaní protokolu zistíte chybu — preklep v materiáli, chýbajúca fotka, nesprávny počet zariadení. Namiesto vytvárania nového protokolu otvoríte ten pôvodný a vytvoríte revíziu. Opravíte čo treba, pôvodná verzia zostane zachovaná a nová revízia sa označí číslom — aby bolo vždy jasné, ktorá verzia je aktuálna. Každá zmena sa zapíše do histórie protokolu — kto čo kedy upravil, aké polia sa zmenili, aký bol pôvodný a nový stav. Ak sa neskôr objaví otázka, prečo sa niečo zmenilo, máte kompletný záznam. Pre firmy, kde protokoly prechádzajú schvaľovaním pred odoslaním, slúži pracovný postup — technik vyplní, manažér skontroluje a schváli. Ale ak jednoduchý priamy proces stačí, vypnete ho jedným nastavením.
