Technik odošle protokol a manažér o deň neskôr zistí, že treba doplniť fotku alebo opraviť množstvo materiálu. Deratix teraz umožňuje s odoslaným protokolom pracovať ďalej — znovuotvoriť ho, vrátiť technikovi na opravu alebo ho pred odoslaním nechať skontrolovať. Každá z týchto možností je voliteľná a firma si zapne len to, čo jej workflow vyžaduje.
Znovuotvorenie a revízie
Odoslaný protokol sa dá kedykoľvek znovuotvoriť. Systém si automaticky uloží pôvodný stav — čo bolo v protokole v momente odoslania, vrátane PDF. Vďaka tomu je vždy dohľadateľné, ako protokol vyzeral pred úpravou.
Číslo protokolu zostáva rovnaké, pridá sa len označenie revízie — napríklad Rev. 1, Rev. 2. Pre klienta aj pre evidenciu je jasné, že ide o ten istý protokol s opravenou verziou.
Manažér pri znovuotvorení môže uviesť dôvod — napríklad „doplniť fotodokumentáciu” alebo „opraviť spotrebu materiálu”. Po úprave sa protokol odošle znovu bežným spôsobom.
Praktický detail: pri opätovnom odoslaní systém nevyžaduje podpis klienta ako povinný. Ak klient nie je prítomný, protokol sa dá odoslať aj bez neho — systém na chýbajúci podpis len upozorní.
Znovuotvorenie sa aktivuje v nastaveniach. Firma, ktorá ho nepotrebuje, jednoducho nechá túto možnosť vypnutú.
Schválenie manažérom pred doručením klientovi
Niektoré firmy potrebujú, aby manažér skontroloval každý protokol pred tým, než sa dostane ku klientovi. Iné preferujú, keď technik odošle protokol priamo. Deratix podporuje obe varianty a firma si kedykoľvek zvolí, ktorá jej vyhovuje.
Voliteľná kontrola — technik môže protokol odoslať priamo klientovi, alebo ho najprv poslať manažérovi na kontrolu. Je to na ňom.
Povinná kontrola — technik protokol odošle „na kontrolu” a manažér ho buď schváli a odošle klientovi, alebo vráti technikovi s poznámkou, čo treba opraviť. Technik vidí vrátený protokol v zozname so špeciálnym označením a môže ho hneď upraviť.
Celý tento proces sa zapína jedným prepínačom v nastaveniach. Keď je vypnutý, protokoly sa vytvárajú a odosielajú priamo — bez medzikrokov.
Príprava protokolu vopred
Pri plánovaných servisných výjazdoch môže manažér nachystať protokol ešte pred odchodom technika. Vyplní klienta, adresu, typ práce a ďalšie údaje, ktoré sú vopred známe.
Technik na mieste otvorí pripravený protokol, doplní výsledky zo zásahu a odošle ho ďalej — na kontrolu alebo priamo klientovi, podľa zvoleného režimu.
Aj táto možnosť sa zapína samostatne. Firma, kde technik sám vytvára protokoly od začiatku, ju nemusí používať.
Čo všetko systém skontroluje pred odoslaním
Pred odoslaním protokolu systém vyhodnotí, či v ňom niečo dôležité nechýba. Kontrolovať sa dá podpis technika, podpis klienta, fotodokumentácia, odporúčania, materiály, škodce a kontaktná osoba.
Každú z týchto kontrol firma nastaví na jednu z troch úrovní:
- Vypnutá — systém danú vec nekontroluje.
- Upozornenie — systém zobrazí upozornenie, ale odoslanie nie je blokované.
- Povinná — protokol sa nedá odoslať, kým údaj nechýba.
Nastavenie je oddelené pre technikov a manažérov. Napríklad: od technika firma vyžaduje fotodokumentáciu povinne, ale manažér pri znovuotvorenom protokole môže odoslať aj bez nej.
Štandardne sú všetky kontroly vypnuté. Firma si zapne len tie, ktoré dávajú zmysel pre jej prácu.
Celá história na jednom mieste
Každý protokol obsahuje časovú os všetkých udalostí — vytvorenie, úpravy, podpísanie, odoslanie na kontrolu, vrátenie, znovuotvorenie.
Zmeny sa zaznamenávajú po jednotlivých údajoch. Ak technik po znovuotvorení zmení množstvo materiálu alebo doplní fotku, v histórii je vidieť presne čo sa zmenilo a kedy.
Ak sa údaje v protokole zmenia po tom, čo ho niekto podpísal, systém na to upozorní a zobrazí, ktoré polia sa od posledného podpisu zmenili.
Keď protokol edituje iný človek, ostatní to vidia. Systém zobrazí meno toho, kto práve protokol upravuje, a zabráni súbežnej editácii.
Dokumenty v priečinkoch
Popri existujúcom tabuľkovom zobrazení pribudla možnosť prepnúť na priečinkovú štruktúru. Dokumenty sa usporiadajú podľa typu — KBÚ, certifikáty, zmluvy, mapy — a v každom priečinku ďalej podľa klienta a obdobia.
Obe zobrazenia sú dostupné a prepína sa medzi nimi jedným kliknutím. Ak je v niektorej úrovni priečinkov len jedna položka, systém ju automaticky preskočí a zobrazí priamo obsah.
V najbližšej verzii pripravujeme hromadné nahrávanie súborov. Namiesto opakovaného otvárania dialógu pre každý dokument zvlášť bude možné vybrať viacero súborov naraz, nastaviť im spoločné údaje — typ, prevádzku, viditeľnosť v portáli — a nahrať ich jedným krokom. Názvy sa automaticky vyplnia z názvov súborov a dajú sa pred nahraním upraviť.
Rýchle pridanie klienta
Pri vytváraní nového klienta sa dá prepnúť do zjednodušeného režimu, kde stačí zadať meno a adresu. Ostatné údaje — email, IČO, typ klienta — sú voliteľné alebo sa vyplnia neskôr.
V nastaveniach sa dá zvoliť, či bude email povinný aj v tomto režime, a vybrať tag, ktorý sa takto vytvoreným klientom automaticky priradí. Plný formulár so všetkými poľami zostáva k dispozícii a dá sa kedykoľvek prepnúť.
Ďalšie vylepšenia
Poschodie a byt v adresách — pri adresách klientov pribudli nové polia pre poschodie a číslo bytu alebo kancelárie. Obe sú voliteľné. Ak sú vyplnené, automaticky sa zobrazia v protokoloch, v PDF aj v emailoch.
Nová adresa priamo z protokolu — ak klient ešte nemá zadanú prevádzku, pridáte ju priamo počas vytvárania protokolu bez toho, aby ste museli opustiť formulár. Kontaktná osoba sa predvyplní z mena klienta a dá sa upraviť.
Súvisiace funkcie
Súvisiaca dokumentácia
- Vytváranie protokolu
- Detail protokolu
- História protokolov
- Nastavenia protokolu
- Nastavenia sekcií
- Správa dokumentov
- Databáza klientov
Na záver
Verzia 0.60 rozširuje prácu s protokolmi o kontrolu, revízie a prípravu vopred. Každá z týchto možností sa dá zapnúť alebo vypnúť nezávisle — firma si prispôsobí workflow podľa vlastných potrieb bez toho, aby musela meniť spôsob, akým pracuje dnes.
Kompletný prehľad zmien nájdete v histórii verzií.
