Keď sa záznam zo zásahu skladá z viacerých miest, problém nie je len v pár stratených minútach. Horšie je, že sa informácie rozídu. Klient je v jednom systéme, kontakt v starom e-maile, fotky v galérii telefónu, podpis zvlášť a finálne PDF vzniká až neskôr podľa toho, čo sa podarí dohľadať.
Digitálny protokol v Deratixe drží celý tento tok v jednom zázname. Technik začne pri klientovi, zapíše priebeh zásahu, pridá fotky a podpisy a výsledok sa ďalej používa bez prepisovania. Kancelária potom nepreberá rozrobený balík podkladov, ale hotový a dohľadateľný protokol.
Začiatok zásahu bez ručného prepisovania
Pri vytváraní protokolu sa nevyplňuje všetko od nuly. Vyberiete klienta a prevádzku, kontaktné údaje sa doplnia do formulára a technik môže pokračovať ďalej. Keď sa na mieste zmení kontakt alebo e-mail, upraví sa priamo pri zásahu namiesto toho, aby ostal rozdiel medzi realitou a kartou klienta.
V praxi to skracuje najmä prvé minúty po príchode. Namiesto hľadania správnej prevádzky v starých poznámkach alebo medzi viacerými zoznamami sa pracuje s jedným formulárom, ktorý už pozná klienta, adresu aj základný kontakt. Ak technik príde na miesto podľa GPS, aplikácia vie ponúknuť aj blízkych klientov a urýchliť výber správnej prevádzky.
Formulár sa prispôsobí tomu, ako vaša firma reálne robí zásahy
DDD firmy nepoužívajú rovnaký pracovný postup. Niekomu stačí jednoduchší protokol, iný potrebuje detailnejšie sekcie, viac typov zásahov, iné odporúčania alebo presnejšiu evidenciu materiálov a zariadení. Preto sa v protokole dajú zapínať a vypínať celé sekcie a typy aj podtypy prác sa prispôsobujú vašej vlastnej evidencii.
Dôležité je aj to, že pri novom protokole sa môžu predvyplniť tie typy a podtypy práce, ktoré používate najčastejšie. Technik nezačína na prázdnej obrazovke a nemusí zakaždým klikať tie isté voľby len preto, aby sa dostal k samotnému zásahu.
Takýto rozdiel je v praxi väčší, než sa na prvý pohľad zdá. V roztrieštenom workfow býva problém už to, že každý zapisuje trochu inak. Jeden použije vlastný názov služby, druhý inú skratku a tretí to nechá len v poznámke. Tu zostáva forma záznamu jednotná aj vtedy, keď firma rastie a na protokoloch pracuje viac ľudí.
To, čo ste na mieste urobili, zapíšete raz a ďalej sa s tým pracuje
Použité materiály sa zapisujú s množstvom, jednotkou a koncentráciou. Cieľové škodce sa dajú evidovať s úrovňou výskytu. Inštalované zariadenia sa zapisujú s typom a počtom kusov. Tieto údaje potom neslúžia len na archiváciu. Vrátia sa pri ďalšej návšteve, v prehľadoch, v PDF aj pri internom dohľadávaní.
To je rozdiel oproti situácii, keď technik síce niečo napíše, ale kancelária s tým ďalej nevie pracovať bez ručného vysvetľovania. Ak sú materiály, škodcovia alebo zariadenia v jednotnom zozname, firma dostáva konzistentné záznamy naprieč celým tímom a nevznikajú duplicitné názvy ani voľné poznámky, ktoré každý chápe inak.
Fotky, nedostatky a odporúčania majú vlastné miesto v tom istom protokole
Digitálny protokol nie je len textový záznam. Samostatne drží aj fotodokumentáciu stavu prevádzky a samostatne eviduje nedostatky. Fotky sa pridávajú priamo pri zásahu, dajú sa zoradiť, doplniť popisom a zostávajú súčasťou protokolu namiesto toho, aby končili v galérii telefónu alebo v zdieľanom priečinku bez súvislostí.
Nedostatky sa zapisujú po kategóriách. Osobitne organizačné, osobitne stavebné a osobitne hygienické. Každá kategória môže mať vlastný popis aj vlastné fotky. Klient potom v protokole nevidí len všeobecnú vetu, že sa niečo našlo, ale aj konkrétny typ problému a vizuálny podklad.
K tomu sa dajú doplniť odporúčania pre klienta. Ak firma používa pripravenú knižnicu odporúčaní, technik vyberá z relevantných možností a podľa potreby ich upraví pre konkrétnu situáciu na prevádzke. Výsledok je použiteľný aj pre klienta, aj pre kanceláriu, aj pre budúcu kontrolu.
Odoslanie nie je len posledné kliknutie
Podpis klienta aj technika sa robí priamo na zariadení. Po odoslaní sa podpisy vložia do PDF a protokol sa dá doručiť e-mailom, sprístupniť klientovi v portáli, stiahnuť alebo zdieľať podľa toho, ako firma pracuje.
Dôležité je, že odoslanie sa dá sprísniť podľa interných pravidiel. Firma si môže vyžadovať podpisy, fotodokumentáciu, odporúčania alebo kontaktnú osobu ešte predtým, než sa protokol považuje za hotový na odoslanie. To pomáha hlavne tam, kde protokoly nekončia len pri technikovi, ale ďalej na nich stoja reklamácie, kontrola kvality alebo komunikácia s klientom.
Inými slovami: nejde len o to, že sa dá vytvoriť PDF. Dôležité je, že ešte pred odoslaním viete ustrážiť, či v protokole nechýba niečo podstatné.
Rozpracovaný protokol sa nestratí ani v teréne
Pri zásahu sa často nestihne všetko naraz. Technik sa presúva medzi miestnosťami, klient ho preruší, niečo treba doriešiť až po obhliadke alebo v mieste jednoducho nie je stabilný signál. Preto má protokol priebežné ukladanie a rozpracované verzie ostávajú dostupné aj po zatvorení aplikácie alebo po výpadku zariadenia.
Keď nie je internet, protokol sa dá ďalej vypĺňať vrátane fotiek a podpisov. Po opätovnom pripojení sa čakajúce záznamy automaticky zosynchronizujú. Aplikácia pritom nerozlišuje len to, či je zariadenie pripojené na sieť, ale či má naozaj funkčné internetové pripojenie. To je dôležité najmä v pivniciach, skladoch, výrobných halách a na miestach, kde sa človek síce tvári ako online, ale reálne nič neodošle.
Keď treba niečo opraviť, riešite revíziu a nie chaos
Aj dobre nastavený proces občas potrebuje opravu. Chýbajúca fotka, doplnený údaj, spresnený popis alebo úprava po spätnej kontrole. V takom prípade sa z už odoslaného protokolu nerobí neprehľadná náhrada bokom. Vznikne nová revízia a história zmien zostáva zachovaná.
To je podstatné najmä vtedy, keď sa niekto po čase pýta, čo presne sa zmenilo a ktorá verzia je aktuálna. V detaile protokolu zostáva časová os udalostí, vidno PDF, zmeny aj ďalšie kroky okolo odoslania. Firma tak nemusí vysvetľovať rozdiel medzi prílohami v e-mailoch a ručne premenovanými súbormi.
Čo je na digitálnom protokole najdôležitejšie
Najväčší prínos digitálneho protokolu nie je v tom, že nahradil papier. Dôležité je, že spája údaje, ktoré boli inde rozdelené medzi formulár, fotky, podpisy, poznámky, prílohy a následné dohľadávanie. Technik zapisuje raz. Kancelária preberá hotový podklad. Klient dostáva zrozumiteľný výstup.
Ak si chcete digitálny protokol pozrieť podrobnejšie, pokračujte na digitálny protokol, vytvorenie protokolu, detail protokolu a offline režim.
