V mnohých DDD firmách sa nedostatok síce zapíše, ale len formálne. Na konci protokolu pribudne jedna poznámka, fotka ostane v galérii telefónu a pri ďalšej návšteve sa znovu dohľadáva, čo presne bolo problémom a kde sa to našlo.
Takýto zápis stačí do archívu, ale zle sa s ním ďalej pracuje. Ak má mať nedostatok hodnotu aj o pár týždňov, potrebuje vlastný typ, vlastný popis, vlastné fotky a miesto, kde sa dá neskôr rýchlo nájsť.
Nestačí jedna všeobecná poznámka
Vo voľnej poznámke sa po čase mieša reálny problém na prevádzke, interná poznámka technika aj to, čo už bolo medzitým opravené. Z takého textu sa nedá rozumne filtrovať ani vyhodnocovať, kde sa opakujú stavebné, hygienické alebo organizačné problémy.
Deratix preto vedie nedostatky samostatne v troch skupinách:
- organizačné,
- stavebné,
- hygienické.
To je dôležité už pri bežnej kontrole. Otvor vo dverách nepatrí do tej istej vety ako zlé skladovanie tovaru alebo chýbajúci interný postup. Každý problém má vlastnú kategóriu, vlastný text a vlastný dôkaz. Nedostatok zároveň ostáva oddelený od odporúčania pre klienta, takže sa nemieša opis stavu s návrhom nápravy.
Fotka patrí ku konkrétnemu problému
Pri každej kategórii technik najprv označí, či sa na mieste vôbec vyskytla. Až potom sa otvorí priestor pre popis a fotografie. V protokole tak nezostávajú poloprázdne sekcie, ale len tie časti, ktoré na zásahu naozaj niečo zachytávajú.
Fotka pritom neostáva ako voľná príloha bez súvislosti. Je priradená ku konkrétnemu typu problému a spolu s ním sa zobrazí aj neskôr. Pri ďalšej návšteve tak hneď vidíte, či išlo o otvor pri vstupe, nevhodné skladovanie paliet alebo hygienický problém v odpadovej zóne.
Pre prax sú dôležité aj základné podmienky:
- ku každej kategórii môžete pridať najviac 6 fotiek,
- jedna fotka môže mať najviac 10 MB,
- podporované sú formáty JPEG, PNG a WebP,
- fotky z iPhonu vo formáte HEIC alebo HEIF sa pri nahrávaní spracujú automaticky.
V detaile aj vo výslednom dokumente ostáva rovnaký kontext
Keď je zásah hotový, nedostatky nezostanú len vo formulári. Zobrazia sa aj v detaile protokolu a rovnaká štruktúra sa prenesie aj do výsledného dokumentu. Klient tak nečíta všeobecnú vetu o zistených problémoch, ale konkrétne typy nedostatkov s popisom a fotkami.
Viditeľnosť tejto sekcie sa dá zároveň nastaviť podľa toho, kde ju chcete zobrazovať. Môže zostať len vo formulári a internom detaile, alebo môže byť súčasťou PDF aj klientského detailu.
O pár týždňov ich nájdete bez ručného prechádzania histórie
Veľa firiem zvládne problém zaznamenať, ale neskôr ho nevie rýchlo nájsť. Keď klient chce prehľad prevádzok so stavebnými nedostatkami, alebo keď interný manažér potrebuje prejsť len hygienické problémy, začína sa ručné čítanie starých protokolov.
V histórii protokolov preto pri záznamoch s nedostatkami vidíte oranžové indikátory podľa typu problému. Po prejdení sa zobrazí stručný popis aj počet fotiek a históriu si viete filtrovať podľa toho, či chcete len organizačné, stavebné alebo hygienické nedostatky.
Z jednorazového zápisu sa tým stáva použiteľná evidencia. Neskôr ju viete vytiahnuť bez ručného dohľadávania a použiť pri opakovanej kontrole, reklamácii aj pri internom prehľade o tom, kde sa problémy vracajú.
Podmienky fungovania v teréne
Ak technik pracuje v pivnici, sklade alebo hale bez stabilného internetu, nedostatky sa dajú zapísať rovnako ako pri bežnom zásahu. Popisy aj fotky zostanú pri rozpracovanom protokole a odošlú sa až po návrate spojenia. Finálny dokument a jeho odoslanie preto vzniknú až po úspešnej synchronizácii.
V praxi to znamená menej improvizácie. Technik nemusí odkladať problém do galérie, poznámok alebo správ a večer ho ručne dopĺňať späť do systému.
Čo to mení v praxi
Zistený problém nezostane ako jedna veta na konci protokolu. Má svoj typ, svoj text, svoje fotky, objaví sa v detaile, vo výslednom dokumente a neskôr aj v histórii protokolov. To je rozdiel medzi formálnym záznamom a evidenciou, ku ktorej sa viete reálne vrátiť.
Ak si chcete túto oblasť pozrieť detailnejšie, pokračujte na evidenciu nedostatkov, digitálny protokol, fotodokumentáciu, históriu protokolov, detail protokolu a sekcie a viditeľnosť.
