KBÚ, zmluvy, mapy a certifikáty sa vo firme rýchlo rozlezú na viac miest. Niečo je v e-maile, niečo na disku, niečo má uložené kolega a niečo sa hľadá až vtedy, keď to klient alebo kontrola práve potrebuje.
Správa dokumentov v Deratixe dáva tieto podklady na jedno miesto a prepája ich s klientmi, prevádzkami, materiálmi aj klientskym portálom. V praxi to znamená menej dohľadávania, menej preposielania príloh a väčšiu istotu, že otvoríte presne to, čo práve treba.
Keď každý dokument patrí na správne miesto
Najväčší prínos nie je v tom, že máte ďalší zoznam súborov. Dôležité je, že dokument priradíte presne tam, kam patrí.
- Ku materiálu patrí napríklad KBÚ alebo certifikát výrobku.
- Ku klientovi patrí zmluva alebo všeobecný podklad pre celú firmu.
- Ku konkrétnej prevádzke viete priradiť mapu, plán alebo iný dokument, ktorý má význam len pre vybrané miesto.
- K používateľovi patria osvedčenia a povolenia.
- K protokolu môžete uložiť prílohu priamo k vykonanému zásahu.
To je rozdiel medzi tým, že dokument niekde existuje, a tým, že ho naozaj nájdete tam, kde ho človek prirodzene čaká.
Pri prevádzkach rozhoduje aj rozsah platnosti
Pri klientskych dokumentoch nestačí vedieť, ku komu patria. Dôležité je aj to, pre ktoré prevádzky platia. Niečo sa týka celej firmy, niečo len jedného skladu alebo jednej pobočky.
Preto sa dá určiť, či dokument platí pre jednu prevádzku, viac vybraných prevádzok alebo pre všetky prevádzky klienta. A ak to dáva zmysel, zobrazí sa aj na karte klienta, takže sa k nemu dostanete z dvoch miest bez duplicitného nahrávania.
To je praktické presne pri mapách, plánoch a podkladoch, ktoré sa viažu na konkrétne miesto, nie na firmu ako celok.
Klient vidí len to, čo mu naozaj patrí
Veľa firiem rieši dve odlišné potreby naraz. Interne potrebujete mať po ruke viac dokumentov, ale klientovi chcete ukázať len tie podklady, ktoré sú pre neho užitočné.
Práve preto má každý dokument dve samostatné roviny:
- internú viditeľnosť pre tím,
- portálovú viditeľnosť pre klienta.
V praxi to znamená, že si viete nechať interné podklady len pre vedenie alebo vybrané roly, ale klientovi sprístupniť napríklad KBÚ, mapy prevádzok alebo certifikáty. Bez toho, aby ste kvôli každej žiadosti znovu hľadali prílohu a posielali ju e-mailom.
Deratix pritom portál nerieši len formálne. Klient v ňom vidí dokumenty, ktoré mu boli sprístupnené. Ak má viac prevádzok, vie si pozrieť aj dokumenty viazané na konkrétne miesto.
KBÚ sa v portáli zobrazia automaticky podľa použitého materiálu
Keď technik zapíše do protokolu použitý materiál, klient potom v portáli vidí aj príslušné KBÚ k tomu, čo bolo na jeho prevádzkach reálne použité.
Nezobrazujú sa však všetky KBÚ zo zoznamu materiálov. Zobrazia sa len vtedy, ak sú splnené tieto podmienky:
- ku konkrétnemu materiálu je nahraný dokument typu KBÚ
- tento materiál bol použitý v protokole za posledných 24 mesiacov
Ak tieto podmienky platia, klient ich má v portáli pripravené bez ručného dohľadávania a bez opakovaného posielania príloh.
V praxi je to dôležité hlavne vtedy, keď si klient spätne pýta podklady k zásahom, rieši internú kontrolu alebo potrebuje doložiť použitú chémiu. Namiesto posielania príloh po e-mailoch má tieto KBÚ pripravené priamo vo svojom portáli.
Platnosť dokumentov máte pod kontrolou
Správa dokumentov nepomáha len pri odovzdávaní podkladov klientovi. Rovnako dôležitá je pri internom poriadku.
Pri dokumentoch viete sledovať platnosť a rýchlo si odfiltrovať:
- čo už expirovalo,
- čo sa blíži ku koncu,
- čo je stále platné.
To je praktické hlavne pri certifikátoch, osvedčeniach a povoleniach. Nemusíte čakať, kým sa problém ozve sám. Viete si vopred pozrieť, čo treba obnoviť, a pri kontrole máte hneď jasno, ktorý dokument je aktuálny.
Príklad z praxe
Technik ide na servis do prevádzky obchodného reťazca a klient si zároveň pýta KBÚ k použitým prípravkom a mapu objektu pre internú kontrolu.
Bez poriadku v dokumentoch to zvyčajne dopadne tak, že technik volá do kancelárie, kancelária prehľadáva staré priečinky a klient čaká. Niekedy sa pošle nesprávna verzia alebo chýba dokument pre konkrétnu prevádzku.
So správou dokumentov v Deratixe otvoríte klienta alebo konkrétnu prevádzku, vidíte priradené podklady v kontexte a podľa potreby ich sprístupníte aj v portáli. Klient si ich potom vie nájsť aj sám a technik nemusí riešiť administratívu počas výjazdu.
Čo je na tom najdôležitejšie
Správa dokumentov nepriniesla len nové miesto na nahrávanie súborov. Priniesla poriadok v tom, ku komu dokument patrí, kto ho má vidieť a kde ho v správnej chvíli nájdete.
Pre kanceláriu to znamená menej dohľadávania a menej posielania príloh dookola. Pre technika menej telefonátov počas zásahu. Pre klienta jednoduchší prístup k podkladom, ktoré od vás pravidelne potrebuje.
Ak si chcete túto funkciu prejsť podrobnejšie, pozrite si správu dokumentov, detail klienta a dokumenty v klientskom portáli.
