Keď firma prechádza do nového systému, najviac času často nezoberie školenie, ale samotné prenesenie klientov. Mená, adresy, kontaktné osoby, prevádzky a firemné údaje. Ak sa to prepisuje ručne, aj menší zoznam sa zmení na zdĺhavú administratívu a chyby sa začnú kopiť skôr, než technik vôbec vyrazí do terénu.
Do Deratixu pribudol import klientov zo súboru. Nie ako slepé nahratie databázy, ale ako kontrolovaný postup, v ktorom si pred potvrdením viete pozrieť, čo sa vytvorí, čo sa doplní k existujúcim klientom a čo je bezpečnejšie zatiaľ nechať bokom.
Keď nechcete začínať ručným prepisovaním
Táto funkcia dáva najväčší zmysel v situáciách, keď už klientské dáta niekde máte, len ich nechcete prepisovať po jednom. Typicky pri štarte v Deratixe, pri prechode z inej evidencie alebo pri prenose databázy medzi dvoma prostrediami.
V praxi to znamená, že do systému neprenášate len názvy firiem. Spolu s klientom sa prenesú aj adresy a ďalšie dôležité údaje, aby ste po importe nemuseli každý záznam ešte ručne dorábať.
Najprv náhľad, až potom import
Jedna z najdôležitejších vecí na tomto riešení je, že sa nič nedeje naslepo. Po nahratí súboru Deratix najprv pripraví prehľad, v ktorom vidíte, koľko klientov je nových, koľko sa navrhuje doplniť k existujúcim a ktoré položky si zaslúžia kontrolu.
To je dôležité hlavne vtedy, keď importujete väčší objem dát. Namiesto pocitu „snáď to prešlo dobre“ máte pred sebou konkrétny obraz toho, čo sa má stať ešte predtým, než sa databáza zmení.
- Rýchlo odhalíte problém v podkladoch ešte pred samotným importom.
- Vidíte rozdiel medzi novými a existujúcimi klientmi, takže vás neprekvapí výsledok.
- Rozhodujete sa po položkách, nie len jedným hromadným klikom bez kontroly.
Deratix je pri existujúcich klientoch radšej opatrný
Pri importe nebýva problém len pridať nového klienta. Skutočný problém býva rozlíšiť, či ide o nového klienta, alebo o firmu, ktorú už v databáze máte pod trochu iným názvom, s inou kontaktnou osobou alebo s doplnenou prevádzkou.
Deratix preto páruje existujúcich klientov podľa firemných údajov a kontaktov, nie len podľa názvu. A keď je zhoda slabšia, systém sa netvári, že vie rozhodnúť za vás.
V praxi to znamená:
- silnejšie zhody navrhne ako doplnenie existujúceho klienta,
- slabšiu zhodu len podľa názvu viditeľne označí a predvolene ju radšej preskočí,
- nejasné prípady si viete otvoriť a porovnať vedľa seba predtým, než sa rozhodnete.
To je presne ten typ detailu, ktorý pri importe šetrí veľa problémov. Podobné názvy firiem sa v praxi opakujú často a práve pri nich bývajú ručné aj automatické importy najzradnejšie.
Dôležité pri firmách s viacerými prevádzkami
Veľa deratizačných firiem nepracuje s klientom len ako s jednou kartou firmy. Jeden klient má často viac prevádzok, rôzne kontaktné osoby a rozdielne miesta výkonu. Preto je dôležité, aby import nefungoval len štýlom „prepíš staré novým“.
Ak už klient v Deratixe existuje, import vie doplniť nové adresy a zároveň nenechá rozhádzať to, čo už máte správne nastavené. Ak sa importovaná adresa zhoduje s existujúcou, nevytvorí zbytočný duplikát. Ak ide o novú prevádzku, doplní ju ku klientovi.
To je v praxi veľmi dôležité. Databáza sa vie rozšíriť bez toho, aby ste po importe museli čistiť chaos, zlučovať rovnaké adresy alebo opravovať klienta, ktorý predtým vyzeral v poriadku.
Príklad z praxe
Predstavte si firmu, ktorá si prenáša klientov z doterajšej evidencie do Deratixu. V zozname má stovky klientov, z toho časť s viacerými prevádzkami, sklady, predajne alebo pobočky v rôznych mestách.
Bez importu by administratíva prepisovala klientov ručne a technici by ešte niekoľko dní narážali na to, že v databáze chýba adresa, kontakt alebo celá prevádzka. S importom nahráte pripravený súbor, v náhľade si skontrolujete nové a existujúce záznamy, slabé zhody len podľa názvu necháte radšej preskočiť a potvrdením doplníte to, čo má zmysel.
Výsledok nie je len rýchlejšie naplnená databáza. Výsledok je hlavne to, že kancelária aj technici môžu na druhý deň normálne fungovať bez toho, aby dobiehali neporiadok po ručnom prepise.
Čo to znamená pre firmu
Import klientov nie je zaujímavý preto, že „vie importovať“. Dôležitý je preto, že pomáha zvládnuť jednu z najnepríjemnejších častí prechodu alebo rozširovania databázy bez zbytočného stresu.
Pre kanceláriu to znamená menej ručného prepisovania a menšie riziko chýb. Pre firmu väčšiu kontrolu nad tým, čo sa doplní k existujúcim klientom. A pre technikov rýchlejšie pripravenú databázu, s ktorou môžu hneď pracovať pri protokoloch a výjazdoch.
Ak si chcete tento postup prejsť podrobnejšie, pozrite si správu klientov, prehľad integrácií, databázu klientov a ak používate účtovný systém SuperFaktúra, aj podrobný návod k integrácii.
