Kontrola si pýta KBÚ. Viete presne, kde ho nájsť
Klient chce kartu bezpečnostných údajov k prípravku, ktorý ste uňho použili minulý mesiac. Kontrola z RÚVZ žiada osvedčenie technika. Poisťovňa potrebuje kópiu poistenia zodpovednosti. Namiesto hľadania v šanónoch a starých e-mailoch otvoríte aplikáciu, vyberiete klienta, materiál alebo technika - a potrebný dokument máte pred sebou. PDF si pozriete priamo na obrazovke, bez sťahovania.
Každý dokument na správnom mieste
V DDD firme sa pracuje s rôznymi typmi dokumentov a každý patrí niekam inam. KBÚ patrí k materiálu, ktorý používate pri zásahoch. Certifikáty, osvedčenia, licencie a poistky patria ku konkrétnym technikom. Zmluvy patria ku klientom. Mapy a prílohy k vykonaným zásahom. Keď dokument priradíte na správne miesto, nájde ho každý vo firme presne tam, kde ho očakáva - nie v oddelenom archíve bez súvislostí.
- KBÚ a certifikáty priradíte priamo k materiálom, s ktorými pracujete
- Osvedčenia, licencie, poistky a zmluvy uložíte ku konkrétnym technikom
- Zmluvy a podklady priradíte ku klientom
- Mapy prevádzok a prílohy pripojíte k vykonaným protokolom
Zmluva platí pre celú firmu, mapa len pre jednu prevádzku
Nie každý dokument sa viaže na konkrétnu adresu rovnako. Zmluva s klientom zvyčajne platí pre všetky jeho prevádzky. Mapa je špecifická pre konkrétnu budovu. Preto si pri každom dokumente zvolíte, či platí pre všetky adresy klienta, len pre vybrané prevádzky, alebo nie je viazaný na žiadnu adresu. Keď neskôr klientovi pridáte novú prevádzku, dokumenty s platnosťou pre všetky adresy sa tam objavia automaticky. Nikdy nevznikne otázka, ku ktorej prevádzke dokument patrí.
Zmluva zostane interná, KBÚ vidí celý tím
Nie každý dokument je pre každého. Interné zmluvy a cenové podklady nemá vidieť technik v teréne. Certifikát technika môže byť užitočný pre celú firmu. KBÚ k materiálu má byť dostupné komukoľvek, kto s ním pracuje. Pre každý dokument preto nastavíte, kto sa k nemu dostane - celý tím, len vedenie, vybrané roly alebo len vy. Samostatne potom rozhodnete, či sa dokument zobrazí aj klientovi v portáli. Firemná a klientská viditeľnosť sa nemieša - máte nad oboma plnú kontrolu.
Viete, čo treba obnoviť, skôr než to zistí kontrola
Certifikáty, osvedčenia a poistky nestačí len uložiť - potrebujete vedieť, či sú ešte platné. Pri každom dokumente zadáte obdobie platnosti a aplikácia potom na prvý pohľad rozlíši, čo je v poriadku, čo sa blíži ku koncu a čo už vypršalo. Pred kontrolou alebo interným auditom si v centrálnom zozname vyfiltrujete všetky vypršané dokumenty naraz - naprieč technikmi aj materiálmi. Namiesto dohľadávania riešite konkrétnu úlohu: čo treba obnoviť a čo je už vybavené.
Klient si potrebné podklady nájde sám
Veľká výhoda prichádza vo chvíli, keď klient potrebuje dokument bez toho, aby vám volal alebo písal. V klientskom portáli sa mu automaticky zobrazia KBÚ k materiálom, ktoré ste uňho použili v protokoloch za posledné dva roky. Okrem toho mu môžete sprístupniť aj ďalšie dokumenty priradené ku konkrétnym prevádzkam - zmluvy, mapy, prílohy. Klient má na jednom mieste všetko, čo potrebuje predložiť pri kontrole. Pre vašu firmu to znamená menej telefonátov, menej posielania príloh a viac pokoja.
Staré dokumenty nestratíte, ale nebudú robiť neporiadok
Stará zmluva, pôvodný certifikát alebo nahradená príloha - niekedy ich nepotrebujete na dennej báze, ale nechcete o ne prísť. Dokumenty preto nemusíte mazať, aby bol v zozname poriadok. Stačí ich archivovať - zmiznú z bežného prehľadu, ale zostanú zachované pre prípad potreby. V kombinácii s filtrovaním podľa typu, platnosti, autora alebo viditeľnosti máte vždy čistý pracovný priestor a zároveň istotu, že história firmy je v bezpečí.
