Plán servisných výjazdov v DDD firme nie je obyčajný zoznam termínov. Každý termín má klienta, prevádzku, technika, typ práce a výsledok, ktorý sa neskôr musí dostať do protokolu. Ak sa tieto údaje rozídu medzi aplikáciu, kalendár a interné poznámky, tím stráca čas zosúlaďovaním toho, kto má kam ísť a čo má na mieste urobiť.
Do Deratixu preto pribudla možnosť plánovať protokoly priamo v kalendári a podľa potreby ich prepojiť s Google Kalendárom. Kancelária pripraví zásah v Deratixe, technik dostane rozpracovaný protokol a plán sa môže zapísať aj do kalendára, ktorý firma alebo konkrétny technik používa pri bežnej práci.
Plán sa mení na pripravený protokol
Pri plánovaní nejde len o uloženie času do kalendára. V Deratixe vyberiete klienta, prevádzku, dátum, technika, časové rozpätie a typ práce. Môžete doplniť aj interný pokyn pre technika, ktorý ostáva viditeľný pre tím.
Po uložení vznikne rozpracovaný protokol s budúcim termínom a štítkom Naplánovaný. Technik ho neskôr otvorí ako bežný protokol, doplní výsledok práce, fotky, podpisy a odošle ho štandardným postupom. Kancelária tak nepripravuje iba pripomienku, ale rovno pracovný záznam, na ktorý technik v teréne nadviaže.
Tímový prehľad pre kanceláriu aj vedúcich
Kalendár protokolov je druhé zobrazenie histórie protokolov. Pracuje teda s tými istými záznamami, len ich ukazuje podľa času a technikov. To je dôležité hlavne pri plánovaní viacerých ľudí naraz, keď nestačí vedieť, že zásah existuje. Potrebujete vidieť aj to, komu patrí a kde je ešte voľný priestor.
K dispozícii sú viaceré pohľady podľa toho, ako práve plánujete:
- Tímový týždeň ukáže technikov vedľa seba a pomáha rozdeliť prácu v najbližších dňoch.
- Denný prehľad sa hodí, keď riešite konkrétny deň a presný čas.
- Agenda zobrazí protokoly ako čitateľný zoznam zoradený podľa dní.
- Mesačný prehľad pomôže pri kontrole dlhšieho obdobia.
Na počítači sa dajú rozpracované protokoly presúvať myšou na iný termín alebo k inému technikovi. Protokoly na kontrole, odoslané alebo zrušené ostávajú v kalendári dostupné na čítanie, aby sa hotová evidencia nemenila neúmyselne počas plánovania.
Google Kalendár sa prispôsobí práci firmy
Synchronizácia s Google Kalendárom nie je postavená na jednom pevnom modeli. Správca si môže vybrať, či sa protokoly zapisujú do jedného firemného kalendára, do kalendárov jednotlivých technikov alebo naraz do firemného aj technického kalendára.
Ak firma používa centrálny plán pre kanceláriu, stačí firemný kalendár. Ak technici riadia svoj deň samostatnejšie, dáva zmysel posielať im pridelené zásahy do ich technických kalendárov. Pri väčšom tíme môže byť praktická kombinácia oboch: kancelária má spoločný pohľad a technik má svoj denný plán pri sebe.
Dôležité je aj osobné pripojenie technika. Ak to správca povolí, technik si môže vo svojich nastaveniach pripojiť vlastný Google Kalendár a vybrať, kam sa majú zapisovať jeho pridelené zásahy. Kancelária teda ďalej plánuje prácu v Deratixe, ale technik vidí svoj deň aj v kalendári, ktorý bežne používa.
Takéto nastavenie je užitočné aj do budúcna. Firma môže začať jednoduchým firemným kalendárom a neskôr prejsť na kalendáre technikov alebo kombinovaný model bez toho, aby musela meniť spôsob vytvárania protokolov.
Termíny ostávajú súčasťou pracovného toku
Pri plánovaní sa často mení čas, technik alebo poradie návštev. Preto kalendár nefunguje len ako pasívny prehľad. Pri rozpracovaných protokoloch viete upraviť termín, časové rozpätie aj technika, ak máte na takú zmenu oprávnenie.
Zároveň zostáva jasné, čo je plán a čo je už výsledok práce. Naplánovaný protokol je predpripravený záznam. Práca sa potvrdí až dokončením a odoslaním protokolu. To pomáha udržať poriadok medzi tým, čo je ešte v pláne, čo je rozpracované a čo je už odovzdané klientovi.
Následné zásahy sa dostanú späť do plánu
Pri dokončení protokolu môže vzniknúť potreba ďalšej kontroly alebo nadväzujúceho zásahu. Deratix vie po odoslaní pripraviť nový nadväzujúci protokol so správnym klientom, termínom, technikom a typom práce.
Pre servisný tím je to praktický rozdiel. Opakovaná kontrola nezostane len ako poznámka pri hotovom protokole. Dostane sa do pracovného plánu, kde ju kancelária a technici vidia spolu s ostatnými zásahmi.
Ako to vyzerá v bežnom dni
Kancelária ráno otvorí tímový týždeň a vidí, ktorí technici majú naplánované výjazdy. Pri novom klientovi vyberie prevádzku, čas, typ práce a technika. Deratix pripraví rozpracovaný protokol a podľa nastavenia firmy ho zapíše aj do Google Kalendára.
Technik si počas dňa otvorí svoj plán, prejde na detail zásahu a pokračuje v pripravenom protokole. Na mieste doplní skutočný priebeh práce, fotky a podpisy. Ak pri zásahu vznikne potreba ďalšej kontroly, tá sa môže rovno pripraviť ako ďalší protokol.
Výsledkom je súvislejší pracovný tok: plán, protokol, kalendár technika aj následný zásah na seba nadväzujú.
Ak si chcete pozrieť, kam táto novinka zapadá v širšom procese, pokračujte na digitálny protokol, kalendár protokolov, históriu protokolov a vytvorenie protokolu.
