Máte v archíve stovky kariet bezpečnostných údajov, zmlúv s klientmi alebo mesačných reportov z minulých rokov. Súbory sú roztriedené v priečinkoch podľa klientov a mesiacov, len ich treba dostať do aplikácie. Po jednom by to bola práca na týždne. Z disku alebo iného systému ich tiež nemôžete prilepiť hromadne, lebo každý dokument potrebuje vedieť, ku ktorému klientovi patrí, akého je typu a z ktorého obdobia.

V Deratixe pribudla možnosť hromadného importu cez ZIP archív. Súbory zabalíte do jedného ZIP, nahráte ich naraz a aplikácia sa pokúsi sama rozpoznať, kam každý dokument patrí. Vy už len skontrolujete preview a potvrdíte import.

Úvodná obrazovka hromadného importu dokumentovDesktop

Kedy to dáva zmysel

Hromadný import sa hodí najmä vtedy, keď máte dokumenty pripravené niekde inde a chcete ich preniesť bez prepisovania:

Migrácia z iného systému — keď prechádzate do Deratixu a máte stovky súborov roztriedených v priečinkoch.
Archív KBÚ kariet — všetky karty bezpečnostných údajov k materiálom, ktoré používate, naraz.
Mesačné reporty od klienta — namiesto nahrávania 30 súborov za rok stačí jeden ZIP.
Mapy prevádzok — keď máte zložku s pôdorysmi všetkých prevádzok jedného klienta.

Pre niekoľko jednotlivých dokumentov je rýchlejšie nahrať ich priamo cez sekciu Dokumenty alebo v detaile klienta — tento postup naďalej funguje rovnako ako predtým. ZIP import je doplnok pre prípady, keď ide o desiatky alebo stovky súborov naraz.

Štruktúra priečinkov rozhodne o presnosti

Aplikácia rozpoznáva dokumenty z názvov priečinkov a súborov. Čím lepšie máte súbory roztriedené pred zabalením do ZIP, tým menej budete musieť opravovať v mapovaní.

Najpresnejšia je štruktúra podľa klienta a obdobia:

moj-archiv.zip
├── ABC s.r.o./
│   ├── 2026-03/
│   │   ├── mesacny-report.pdf
│   │   └── kbu-racumin.pdf
│   └── 2026-02/
│       └── mesacny-report.pdf
└── XYZ a.s./
    └── 2026-03/
        └── mesacny-report.pdf

Z takejto štruktúry aplikácia rozpozná:

Klienta podľa názvu priečinka — porovná ho s vašou databázou klientov. Funguje aj bez diakritiky, bez právnej formy a toleruje preklepy.
Obdobie vo formáte rok-mesiac. Rozumie aj zápisom typu „marec 2026” alebo „2026-03” či „03/2026”.
Typ dokumentu podľa kľúčových slov v názve: KBÚ a bezpečnostné listy, certifikáty, zmluvy, mapy, poistenia, licencie, osvedčenia, reporty. Ak typ nerozpozná, použije „Ostatné” a vy ho v preview môžete upraviť.

Ak má klient viac prevádzok a v ceste je názov ulice alebo mesta, aplikácia priradí súbor aj k správnej prevádzke. Vlastné značenie priečinkov si zachováte — netreba prerábať nič, len skontrolovať, či názvy zhruba sedia s tým, čo máte v databáze.

Náhľad pred importom, nie naslepo

Po nahratí ZIP aplikácia rozbalí archív a pre každý súbor pripraví návrh mapovania: ku ktorému klientovi patrí, akého je typu a z ktorého obdobia. Pri každom riadku je farebný indikátor, ktorý ukazuje, ako veľmi si je aplikácia istá:

Priradené — našla sa zhoda s klientom a typ je rozpoznaný.
Čiastočne priradené — niečo sedí, ale aspoň jedna položka chýba.
Nepriradené — klienta sa nepodarilo spárovať, treba vybrať ručne.
Duplicita — taký dokument s rovnakým názvom u klienta už existuje a aplikácia ho preto nenahrá.

Karta hromadného importu v sekcii IntegrácieDesktop

Vďaka tomu nepotvrdíte import naslepo. Pred uložením vidíte zoznam súborov so stavom „toto sa uloží, toto bude treba opraviť, toto je už v systéme”. Žiadne „snáď to prešlo” — máte konkrétny obraz toho, čo sa stane, ešte pred kliknutím na Importovať.

Keď sa systém zmýli, opravíte to za chvíľu

Heuristika funguje dobre na čistých archívoch, no realita býva pestrejšia. Niekto si pomenoval priečinok skratkou, iný kombinuje viac klientov v jednej zložke, ďalší nemá rok v názve. V preview môžete priamo upraviť priradenie každého súboru: zmeniť klienta, prevádzku, typ dokumentu, obdobie aj viditeľnosť. Súbory sa dajú aj presunúť myšou medzi klientmi.

Z pohľadu firmy je toto dôležitejšie než samotná auto-detekcia. Aplikácia urobí prvý priechod, vy doplníte zvyšok a držíte kontrolu nad tým, ako sú dokumenty zaradené.

Hromadný import nie je len pre administrátora

S verziou 0.61.0 pribudla samostatná úroveň oprávnení pre správu dokumentov. Manažér, ktorý má túto úroveň zapnutú, môže používať hromadný import aj klasické nahrávanie a nemusí čakať na administrátora. Predtým bolo všetko v sekcii Integrácie viazané iba na administrátorský prístup.

Toto je nastavenie, ktoré si firma riadi sama — komu túto úroveň dať a komu nie. Existujúce role a prístupy sa nemenia, len pribudla možnosť rozšíriť ich aj na ďalších ľudí v tíme.

Praktický príklad: archív z disku za jedno popoludnie

Predstavte si, že preberáte agendu po kolegovi. Na disku má priečinok Dokumenty 2024-2025 a v ňom 14 podpriečinkov pomenovaných po klientoch. V každom z nich sú mesačné reporty, niektoré KBÚ karty a v pár prípadoch aj pôdorys prevádzky.

Zabalíte celý priečinok do ZIP, otvoríte v Deratixe sekciu Integrácie a kliknete na kartu ZIP import. ZIP nahráte, aplikácia ho rozbalí a po pár sekundách máte pred sebou 240 riadkov s návrhom mapovania.

Väčšina je zelená — klienti sa spárovali, typy sedia, obdobia tiež. Asi 30 riadkov je oranžových — pri nich treba doplniť obdobie alebo skontrolovať klienta. Pár súborov je žltých s označením „duplicita” — tie už máte v systéme, aplikácia ich nepretlačí. Prejdete oranžové, opravíte čo treba, potvrdíte import.

Po pár minútach máte v aplikácii pripravený archív, ktorý by ručne trval dni.