Vo veľa firmách sa dôležité poznámky stále držia len v hlave, v starom e-maile alebo v internej poznámke bokom. Potom sa ťažko odlišuje, čo treba riešiť hneď, čo čaká na fakturáciu a kde sa problém opakuje.
Tagy v Deratixe dávajú týmto situáciám jednoduché označenie priamo v systéme. Klienta alebo protokol si označíte podľa vlastnej logiky firmy a v zozname hneď vidíte, čo je dôležité.
Keď sa dôležité veci prestanú držať len v hlave
Najväčší prínos tagov je v tom, že si firma vie označiť vlastné situácie vlastnými slovami. Nemusíte sa prispôsobovať cudzej logike systému. Označíte si presne to, čo má vo vašej prevádzke zmysel.
- Na fakturáciu pre protokoly, ktoré má účtovníčka rýchlo nájsť.
- VIP klient pre zákazníkov, pri ktorých chcete držať vyšší servisný štandard.
- Reklamácia alebo Opakovaný problém tam, kde sa potrebujete vrátiť k téme.
- Na kontrolu pre zásahy, ktoré si má manažér ešte preveriť.
Takéto označenia sú praktické práve preto, že nevysvetľujú systém. Vysvetľujú vašu prácu.
Klient a protokol neriešia tú istú otázku
Silná stránka tejto funkcionality je, že tagy fungujú zvlášť pre klientov a zvlášť pre protokoly. To je dôležité, lebo nejde o to isté.
Tag pri klientovi hovorí niečo dlhodobejšie o vzťahu alebo režime spolupráce. Napríklad že ide o VIP klienta, zmluvného partnera alebo špecifický segment prevádzok.
Tag pri protokole je skôr pracovná značka ku konkrétnemu zásahu alebo záznamu. Pomáha odlíšiť, čo je pripravené na faktúru, čo si pýta kontrolu alebo kde sa opakuje rovnaký problém.
Práve toto rozdelenie robí tagy užitočnými aj pri väčšom počte klientov. Nemiešate dlhodobé informácie o firme s krátkodobou operatívou okolo konkrétneho zásahu.
Tag má zmysel až vtedy, keď podľa neho viete pracovať
Dobrá správa nie je len to, že tag niekam uložíte. Dôležité je, že ho potom naozaj vidíte v zoznamoch a viete podľa neho filtrovať.
To v praxi znamená:
- rýchlejšiu orientáciu v klientoch aj protokoloch bez otvárania jedného záznamu za druhým,
- čistejší ranný prehľad práce, keď si tím vyfiltruje len to, čo potrebuje riešiť,
- menej ručného dohľadávania, lebo stav alebo priorita sú viditeľné hneď.
Pri väčšej databáze je toto rozdiel, ktorý cítiť každý deň. Nie v teórii, ale pri bežnom otvorení zoznamu.
Nie každý potrebuje vidieť všetko
V mnohých firmách nepotrebuje každý človek vidieť všetky interné značky. Technik nepotrebuje riešiť účtovné značky a účtovníčka zasa nemusí mať pred očami všetky operatívne interné poznámky tímu.
Preto si pri tage viete nastaviť, kto ho uvidí. Môže byť viditeľný pre celý tím, len pre manažérov alebo pre vybraných ľudí. Výsledkom je menej vizuálneho chaosu a väčšia šanca, že si každý všíma len to, čo je pre jeho prácu dôležité.
To je presne moment, kde sa z jednoduchej funkcie stáva praktický pracovný nástroj.
Neskoršie doladenie
Krátko po vydaní sa práca s tagmi ešte doladila. Farebná paleta sa upravila tak, aby boli tagy lepšie čitateľné aj pri rýchlom dennom používaní. To je detail, ktorý na papieri nepôsobí veľko, ale pri väčšom počte štítkov vie spraviť citeľný rozdiel.
Príklad z praxe
Predstavte si pondelkové ráno v kancelárii. Manažér potrebuje vidieť všetko, čo je Na kontrolu, účtovníčka si chce vytiahnuť protokoly Na fakturáciu a obchodne dôležitých klientov chce mať tím označených ako VIP klient.
Bez tagov to zvyčajne znamená otvárať záznamy jeden po druhom, pamätať si súvislosti a spoliehať sa na to, že si to niekto minulý týždeň zapísal bokom. S tagmi si každý človek vytiahne svoju časť práce rýchlejšie a bez toho, aby sa tím navzájom spomaľoval.
Čo to znamená pre firmu
Tagy nie sú zaujímavé preto, že pribudla farba do zoznamu. Dôležité sú preto, že pomáhajú dostať interný poriadok priamo do každodennej práce.
Pre manažéra to znamená rýchlejší prehľad. Pre kanceláriu jednoduchšie filtrovanie. Pre technikov menej nejasností v tom, čo je priorita. A pre firmu celkovo menej práce, ktorá inak ostáva roztrúsená po pamäti, poznámkach a interných správach.
Ak si chcete túto funkciu prejsť podrobnejšie, pozrite si farebné štítky, správu klientov, tagy a databázu klientov.
